Im letzten Newsletter haben wir beschrieben, wie wir unsere Meetings organisieren um auch räumlich getrennt gut zusammen zu arbeiten. Für alle die den Artikel noch einmal nachlesen möchten, er ist jetzt auch im HKN-Cloud Blog (https://www.hkn.de/nextcloud/remote-teams-1).
In diesem Artikel geht es darum wie wir sicherstellen, dass die Meetings mehr sind, als nur gerede und das auf Worte taten folgen.
Kein Meeting ohne Dokumentation
Jedes Meeting, egal ob mit Kunden oder intern, wird bei uns dokumentiert. Das bedeutet jetzt aber nicht, dass wir die guten alten Protokolle verfassen. Es geht vielmehr darum, dass Aufgaben erkannt, benannt und festgehalten werden. Je nach Meeting und Projekt nutzen wir als Tools dafür Nextcloud Texte oder Nextcloud Deck-Boards.
Projektmanagement mit Nextcloud Deck
Deck ist eine Nextcloud App die ein Kanban Board in die Nextcloud integriert. Das Board basiert darauf, dass man Karten in Spalten eröffnet und die Karten von einer Spalte in die nächste wandert, bis Sie erledigt ist. Jeder Karte verfügt über einen Bezeichnung, eine Beschreibung und kann ein oder mehrere Schlagworte haben, einem oder mehreren Besitzer gehören und mit einem Fälligkeitsdatum versehen sein.
Für unsere Wochenmeetings gibt es die Spalte Ideen, dass ist unser Pool für Themen die man umsetzen könnte. In die Spalte Aufgaben verschieben wir Ideen, die schon besprochen wurden und bald angegangen werden sollen. Sobald wir anfangen an einer karte zu arbeiten schieben wir die in die Spalte "in Bearbeitung" und jeder Mitarbeiter zieht sich seine Karten beim Montags-Meeting in die Spalte "diese Woche" wenn er akut an der Aufgabe arbeitet. Beim Abschlußmeeting am Freitag werden die Karten dann entweder in Erledigt oder zurück in in Bearbeitung verschoben. Ausserdem werden Erledigte Karten regelmäßig archiviert. Zusätzlich bietet Deck die Möglichkeit die Karten zu filtern und Boards mit Kollegen gemeinsam zu bearbeiten.
Projektmanagement mit Text
Bei kleineren Projekten eröffnen wir einfach einen Text File in der Nextcloud. Wir haben uns für diesen Zweck eine Vorlage erstellt, in der wir einfach Aufgaben mit Check-Boxen erstellen können.
