Einblicke in die Anforderungen moderner E-Mail-Lösungen
Im Zeitraum von Oktober bis Dezember 2024 führten wir eine umfassende Umfrage durch, um die Anforderungen von Unternehmen an ihre geschäftliche E-Mail-Lösung zu ermitteln. An der Umfrage hatten sowohl Administratorinnen (ca. 60 %) als auch Anwenderinnen (ca. 40 %) teilgenommen.
Die Teilnehmenden repräsentieren eine breite Palette häufig genutzter E-Mail-Systeme. Die am häufigsten genannten Lösungen waren Zimbra, Microsoft 365 sowie lokale Serverlösungen wie Microsoft Exchange. Dieser Mix an Teilnehmenden und genutzten Lösungen gibt uns ein aussagekräftiges Bild darüber, welche Erwartungen Unternehmen an eine E-Mail-Lösung haben und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Hauptergebnisse der Umfrage
Datenschutz hat höchste Priorität & Open-Source-Lösungen werden geschätzt
Open-Source-Lösungen, die eine bessere Kontrolle über Daten bieten, sind für die Mehrheit der Teilnehmenden attraktiv. 82 % finden solche Alternativen zu kommerziellen Anbietern wie Microsoft oder Google entweder “attraktiv” oder “sehr attraktiv”. Diese Ergebnisse verdeutlichen das steigende Interesse an flexiblen und unabhängigen Lösungen. Eine mögliche Ursache für die starke Tendenz zu Open Source Lösungen findet bestimmt in den vielen Vorfällen rund um Microsoft im letzten Jahr und der jüngsten Entscheidung des EDSB, dass die Europäische Kommission (Kommission) bei der Nutzung von Microsoft 365 gegen mehrere wichtige Datenschutzvorschriften verstoßen hat. [Quelle]
Die wichtigsten Funktionen für Unternehmen
Die Umfrage zeigte deutlich, welche Funktionen Unternehmen von einer modernen E-Mail-Lösung erwarten:
- Bearbeitung von Anhängen im E-Mail-Client: 80 % bewerten diese Funktion als wichtig oder sehr wichtig.
- Kalenderintegration: 67 % halten sie für “sehr wichtig”, weitere 27 % für “wichtig”.
- Schutzfunktionen: Ein Schutz vor Spam, Viren und anderen Angriffen ist für 90 % unverzichtbar.
- Des Weiteren ist es 90 % der Befragten wichtig, dass alle Funktionen in einem Tool zur Verfügung stehen.
Für uns überraschend: Obwohl mittlerweile die meisten Unternehmen bereits separate Lösungen für Videomeetings und Chats nutzen, interessieren sich dennoch fast die Hälfte der Befragten (ca. 47 %) für eine Integration dieser Funktionen in ihre E-Mail-Lösung. Ebenso finden 40 % die Möglichkeit, die Weboberfläche an das Corporate Design (CI) anzupassen, attraktiv oder sehr attraktiv. Dies zeigt, dass auch solche Zusatzfunktionen in spezifischen Anwendungsfällen eine Rolle spielen können.
Fazit: Datenschutz und Flexibilität sind entscheidend
Die Ergebnisse der Umfrage verdeutlichen, dass Unternehmen klare Erwartungen an ihre E-Mail-Lösungen haben. Datenschutz, funktionale Integration und Schutz vor Cyberangriffen stehen dabei an erster Stelle. Insbesondere der Wunsch nach Datensouveränität und Kontrolle spiegelt sich in der Attraktivität von Open-Source-Lösungen wider.
Die hohe Priorität beim Datenschutzes und der Sicherheit zeigt, wie wichtig es Unternehmerinnen mittlerweile ist, kritische Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und sich nicht allein auf die Sicherheitsversprechen internationaler Konzerne zu verlassen. Gleichzeitig zeigen die Ergebnisse, dass Unternehmen zunehmend maßgeschneiderte Lösungen schätzen. Obwohl grundlegende Funktionen wie Anhänge bearbeiten und Kalenderintegration entscheidend sind, gibt es auch Interesse an ergänzenden Features wie der Integration von Videomeetings oder einer individuellen Anpassung der Oberfläche in einer Lösung.
