Jedes Unternehmen kennt das: Formulare werden ausgefüllt, Daten manuell übertragen, Bestätigungen verschickt, Tabellen abgeglichen und so weiter. Solche Prozesse kosten Zeit und sind fehleranfällig. Mit Flow bietet Nextcloud eine Lösung, die Abläufe innerhalb der Nextcloud automatisiert. In diesem Artikel zeigen wir anhand eines Praxisbeispiels, wie Flow funktioniert, welche Vorteile es bietet und welche zukünftigen Möglichkeiten sich durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) ergeben.
Was ist Nextcloud Flow?
Den meisten ist Nextcloud vor allem als Plattform für Dateispeicherung, Kollaboration und Projektmanagement bekannt. Mit Flow geht Nextcloud einen Schritt weiter und wird zu einer Software, die den Benutzern Arbeit abnimmt. Nextcloud Flow ist eine Low-Code-Plattform, mit dem sich Prozesse ohne Kenntnisse in eine spezifische Programmiersprache automatisieren lassen. Dabei werden zum Beispiel verschiedene Nextcloud-Apps wie Formulare, Tabellen oder Dokumente miteinander verknüpft.
Flow funktioniert nach einem einfachen Prinzip:
- • Ein Trigger (z. B. das Absenden eines Formulars) löst eine vordefinierte Reaktion aus (z. B. das Eintragen der Daten in eine Tabelle).
- • Bedingungen steuern den Ablauf, sodass unterschiedliche Aktionen möglich sind (z. B. je nach Auswahl in einer Liste wird eine andere E-Mail generiert).
Besonders praktisch: Flow kann nicht nur Nextcloud-interne Prozesse automatisieren, sondern auch externe Systeme wie CRM- oder Ticket-Systeme einbinden.
Praxisbeispiel: Automatisierte Kindergarten-Anmeldung
Ein anschauliches Beispiel für die Nutzung von Flow ist die Anmeldung für einen Kindergartenplatz. Normalerweise würde dies bedeuten, dass Mitarbeitende Formulare manuell auswerten, Daten übertragen und Bestätigungen verschicken müssen. Mit Nextcloud Flow läuft dieser Prozess automatisiert ab:
- Online-Formular: Ein Elternteil füllt ein Nextcloud-Formular aus und gibt Name, Adresse, E-Mailadresse und die gewünschte Kita an.
- Datenübertragung: Die eingegebenen Daten werden automatisch in eine Nextcloud-Tabelle übertragen.
- Bearbeitung durch Mitarbeitende: Ein:e Mitarbeiter:in sieht die Anmeldung in der Tabelle und kann per Klick „Annehmen“ oder „Ablehnen“ wählen.
- Automatische Benachrichtigung: Flow generiert aus einer Vorlage ein Bestätigungs- oder Absage-Dokument als PDF und versendet es per E-Mail an die Eltern.
- Zusätzliche Benachrichtigung: Optional kann Flow auch das Kita-Team automatisch über neue Anmeldungen informieren.
Dieser automatisierte Ablauf spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine schnellere Bearbeitung.
Wie lässt sich Flow in Unternehmen einführen?
Damit Automatisierung mit Flow effektiv funktioniert, sollte die Einführung strukturiert erfolgen:
- Schulungsworkshop: Ein Kernteam wird in die Grundlagen von Flow eingeführt.
- Prozessanalyse: In Workshops mit Fachabteilungen werden wiederkehrende Prozesse identifiziert, die sich für eine Automatisierung eignen.
- Machbarkeitsprüfung: Expert:innen prüfen, ob sich die gewünschten Prozesse mit Flow umsetzen lassen und ob externe Systeme eingebunden werden müssen.
- Pilotprojekt & Optimierung: Erste Automatisierungen werden umgesetzt, getestet und gegebenenfalls verbessert.
- Rollout & Schulung: Die automatisierten Prozesse werden eingeführt und weitere Mitarbeitende geschult.
Durch diese schrittweise Vorgehensweise lässt sich sicherstellen, dass Flow sinnvoll und effizient eingesetzt wird.
Ausblick: Automatisierung mit KI-Unterstützung
Nextcloud bietet neben Flow auch eine lokale KI-Integration, den Nextcloud Assistent, die künftig noch mehr Automatisierungsmöglichkeiten eröffnet. Ein Beispiel:
- • Eine Organisation erhält eine öffentliche Ausschreibung als ZIP File.
- • Die Nextcloud-KI analysiert das Dokument und extrahiert automatisch relevante Informationen wie Fristen und Anforderungen.
- • Diese Daten werden in einer Nextcloud-Tabelle gespeichert, sodass Mitarbeitende sofort alle wichtigen Eckpunkte auf einen Blick sehen.
Solche Kombinationen aus Automatisierung und KI werden in Zukunft eine noch größere Rolle spielen und Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse weiter zu optimieren.
Fazit
Nextcloud Flow ermöglicht es Unternehmen, wiederkehrende Abläufe effizienter zu gestalten, indem manuelle Aufgaben automatisiert werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine schnellere Bearbeitung. Die Einführung sollte gut geplant sein, um die besten Prozesse für die Automatisierung auszuwählen. Mit der zusätzlichen Integration von KI wird sich das Potenzial von Flow in den kommenden Jahren weiter erhöhen.
Möchten Sie prüfen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen mit Nextcloud Flow automatisiert werden können? Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie gerne!
