Du möchtest dass Deine E-Mails automatisch an eine oder mehrere andere Adressen weitergeleitet werden? Dafür bietet Zimbra direkt mehrere Möglichkeiten an. Deshalb zeige ich Dir, was Du alles mit den Funktionen „Nicht im Büro“ und „Filter“ machen kannst, um den gewünschten Effekt zu erzielen.

„Nicht im Büro“ – die Lösung wenn Du mal nicht da bist

In den Einstellungen findest Du den Punkt „Nicht im Büro“. Der ist dafür Gedacht automatische Antworten zu verschicken, wenn du Abwesend bist.  Dafür kannst Du den Zeitraum, während dem Du weg bist definieren und zwei Texte für automatische Antworten vorbereiten. Der eine ist für Externe Absender oder der andere für Deine Kollegen (also alle die mit der gleichen Domain E-Mails an Dich schicken). Sehr gelungen finde ich, dass Du Deine Abwesenheit bereits im Voraus planen kannst.

Möchtest Du zusätzlich noch eine Kopie aller eingehenden E-Mails während Deiner Abwesenheit, oder generell an einen oder mehrere Kollegen weiterleiten, solltest Du jetzt weiterlesen.

Eingehende E-Mails weiterleiten

Zimbra bzw. unser Cloud Office bieten direkt mehrere Methoden wie Du E-Mails weiterleiten kann.

1. Eine Kopie weiterleiten

Willst Du Deine E-Mails einfach nur an einen weiteren Account senden – um beispielsweise immer noch eine Sicherheitskopie zur Verfügung zu haben -, kannst Du eine einfache Weiterleitung unter „Einstellungen“ > „Mails“ > „Mails empfangen“ (dazu runterscrollen) einrichten. In die Zeile „Eine Kopie weiterleiten an“ kannst Du nun die gewünschte(n) Empfängeradresse(n) eintragen und alle Deine E-Mails werden fortlaufend an diese Adresse(n) geschickt. Per Häkchen kannst du hier auch auswählen, dass Deine E-Mails direkt weitergeleitet werden, ohne dass eine Kopie in Deinem Posteingang gespeichert wird, praktisch beispielsweise während einer Urlaubsvertretung. In der Spalte darunter kannst Du außerdem festlegen, ob Du eine Benachrichtigung an eine andere E-Mail-Adresse erhalten willst, sobald eine Nachricht in Deinem Zimbra-Account eingegangen ist.

Leider kannst Du hier nicht voreinstellen, welche Nachrichten weitergeleitet werden sollen – entweder alle oder keine. Vielleicht willst Du aber, dass nur bestimmte E-Mails weitergeleitet werden. Dafür kannst Du unterschiedliche Filter festlegen.

2. Eine Weiterleitung per Filter einrichten

Ein Filter kann zum Beispiel nützlich sein, wenn man Nachrichten zu einem bestimmten Thema unter einer Adresse sammeln möchte, man einem Kollegen die Nachrichten einer bestimmten Person zukommen lassen will, etc. Dafür wählst Du unter „Einstellungen“ die Optionen „Mail“> „Filter“> „Filter für eingehende Mails“ aus. Dann klickst Du auf „Neuer Filter“ und kannst im sich nun öffnenden Dialogfeld einen Namen sowie weitere Einstellungen für diesen Filter vergeben.

Willst Du beispielsweise, dass alle E-Mails von einem bestimmten Absender an einen Kollegen weitergeleitet werden, so wählst Du die Voreinstellung „Von“ sowie „enthält“ und gibst die Absenderadresse in die rechte obige Spalte ein. Pass dabei auf, dass Du alles richtig schreibst, sonst kann es sein, dass Dein Account die E-Mail des Absenders blockiert. Wählst Du unter „Folgende Aktionen ausführen“ nun „Weiterleiten an folgende Adresse“, kannst Du die Adresse Deines Kollegen eintragen. Möchtest Du von bestimmten E-Mails gar nicht behelligt werden, hast Du auch hier die Möglichkeit, E-Mails direkt weiterzuleiten. Möchtest Du das nicht, ist es wichtig, dass Du die Aktion „Im Posteingang belassen“ hinzufügst, damit Du die E-Mail auch erhältst.

Besser organisiert durch Filter

Hast Du einen externen Mailaccount in Zimbra eingebunden, eröffnet Dir das zudem die Möglichkeit, Deine E-Mails auf verschiedene Adressen vorzusortieren, diese gleichzeitig über das Zimbra-Interface bearbeiten zu können. Eine Vorsortierung kannst Du auch natürlich auch erreichen, indem Du für bestimmte E-Mails unter „Folgende Aktionen ausführen“ einen Zielordner bestimmst. Außerdem kannst Du einstellen, ob E-Mails direkt mit einem Tag versehen werden sollen, oder ab und bis zu welchem Datum beispielsweise eine Weiterleitung auf ein anderes Konto erfolgen soll. Ebenso filtert Zimbra auf Wunsch nach Betreff, Kontakten, Anhang, E-Mail-Größe, Datum, Inhalt, etc.

Filter kannst Du natürlich auch für ausgehende E-Mails festlegen. Zum Beispiel wenn Du selbst eine Kopie der von Dir geschriebenen E-Mails erhalten möchtest, oder wenn Du die E-Mails an eine bestimmte Person wiederum mit einem oder mehreren Kollegen teilen willst. Oder wenn Du eine automatische Weiterleitung an einen Verteiler einrichten willst! Denn Du kannst hier nicht nur beliebig viele Empfänger einrichten, sondern auch einstellen, welche E-Mails weitergeleitet werden sollen. Das Erstellen eines solchen „Verteilers“ ist nur geringfügig aufwendiger, dafür muss man sich danach um nichts mehr kümmern.

Willst Du den Filter zwischendurch außer Kraft setzen, kannst Du ihn ganz einfach deaktivieren, ohne ihn löschen zu müssen. Die Antworten der „Verteileradressen“ werden dann automatisch an die Adresse gesendet, von der aus Du die E-Mail geschrieben hast. Das gilt übrigens nicht für E-Mails, die Du selbst erhalten und über einen Filter weiter verteilt hast. Antworten darauf werden direkt zur Ursprungsadresse gesendet.

Beispiel: A sendet eine E-Mail an B. B verteilt diese weiter an C, D und E. Eine Antwort von C wird dann z. B. direkt an A gesendet.

E-Mails über einen Verteiler weiterleiten

Um E-Mails an mehrere Nutzer weiterzuleiten, kannst du natürlich auch einen Verteiler erstellen. Das funktioniert aber nur, wenn Du Adminrechte hast und auf die Zimbra Verwaltungskonsole zugreifen kannst. In der Regel also nur, wenn Du Deinen eigenen Zimbra-Server nutzt.

Fazit

Wenn man sich ein bisschen mit den Filtermöglichkeiten auseinandersetzt, findet man viele nützliche Einstellungen, die einem das Leben sehr erleichtern können. Durch Voreinstellungen für die Ablage von E-Mails in Ordnern lassen sich – wie oben beschrieben – die E-Mails problemlos vorsortieren. Leichter kann man sein Postfach nicht in Ordnung halten.