Heute im zweiten Teil des persönlichen Erfahrungsberichts: Adressbücher werden überflüssig, der Chef kann nie mehr unbemerkt in Urlaub reisen und die Zuteilung von Aufgaben wird einfacher als je zuvor.AdressensammlerTrotz des bisherigen Komforts stellte ich mich darauf ein, meine gesamten Kontakte neu eingeben zu müssen, wollte ich eine Mail verschicken. Schließlich war ich es gewohnt, bei der Verwendung eines neuen Programms zur Verwaltung der Nachrichten meine Adressbücher nicht übertragen zu können. Und auch in dieser Hinsicht überraschte mich Zimbra. Die Kontakte meines E-Mail-Kontos werden übernommen, sodass ich sie mir nicht mühsam zusammensuchen muss. Zudem wurden alle Kontakte, die mir oder denen ich eine Mail schickte, automatisch gespeichert. Kein Klicken zum Speichern von Kontakten auf irgendwelche Sterne mehr.„Man wird immer wissen, wo der Chef ist“
Den Überblick über die eigenen Termine zu behalten ist mitunter nicht immer einfach. Einen Kalender führen daher wohl die meisten Leute mit sich. In Zimbra ist ein solcher bereits integriert. Die Handhabung ist dabei so intuitiv wie einfach. Entweder, Sie legen einen neuen Eintrag an, in dem Sie auf „Neu“ klicken und die entsprechenden Angaben machen, oder Sie klicken einfach auf das Feld der entsprechenden Uhrzeit und ziehen den Block bis zur Endzeit hinunter. Danach geben Sie dem Termin noch einen Namen.Das mag nichts Besonderes sein, mögen Sie sich jetzt vielleicht denken. Der Clou bei Zimbra ist jedoch dessen Freigabemöglichkeit, sodass Sie und Ihre Kollegen Ihre Kalender miteinander teilen können. Dadurch sind Sie immer informiert, wo der andere gerade steckt. Die Privatsphäre zu wahren ist dabei ganz einfach: Handelt es sich bei einem Termin um einen privaten, markieren Sie das entsprechende Feld. Auf diese Weise können diejenigen, die auf den Kalender zugreifen können, zwar sehen, dass Sie einen Termin haben, allerdings nicht welchen. Anders, wenn Sie den Termin öffentlich stellen: Bei dieser Variante kann jeder mit Zugriff auf den Kalender sehen, um welchen Termin es sich handelt. Dadurch muss nicht jeder den Termin separat für sich eintragen. Einer der Kollegen stellt den Termin für alle ein.
Ein Beispiel aus der Praxis: Marco und ich haben jeweils einen eigenen Kalender, den wir für den jeweils anderen freigeschaltet haben. So sehen wir immer, wann der andere z.B. nicht im Büro bzw. wo er zu erreichen ist. Des Weiteren haben wir einen geteilten Kalender für alle Termine, die mit der b2d-Messe zusammenhängen. Damit vermeiden wir unnötige Arbeit, in dem wir beide Termine im b2d-Kalender verwalten können und sie für uns sichtbar sind. Durch unterschiedliche Farbgebungen – bei uns: Marco: Orange, Stephan: Blau, b2d-Messe: Rot – kommt man nicht durcheinander. Zudem kann man eine Art Alarm einstellen, der zu einem gewünschten Zeitpunkt. z.B. Tage bis Minuten vor dem Termin, auf die entsprechende Verbindlichkeit hinweist.
Marco sollte daher recht behalten, als er mich damals in Zimbra einführte: „Es wird nie wieder vorkommen, dass niemand weiß, wo der Chef ist.“
Aufgaben für dich, dich, dich und mich
Sie werden es langsam gemerkt haben: Zimbra spart enorm Zeit, weil nicht mehr jeder für sich arbeiten und die Dateien umständlich versenden muss, sondern alles geteilt werden kann, was nützlich sein könnte. Dieses Verfahren trifft auch auf die Verteilung von Aufgaben zu.
Jeder Benutzer hat von Anfang an einen eigenen Ordner „Aufgaben“, in dem die anstehenden Tätigkeiten eingetragen werden können. Gibt es Aufgaben, die für eine bestimmte Gruppe gelten, legen Sie einen Ordner mit einem treffenden Namen an und teilen diesen mit den entsprechenden Personen. Den einzelnen Aufgaben können „Fälligkeitstage“ zugeordnet werden, ebenso wie Prozentangaben, die verdeutlichen, wie weit die Bearbeitung der Aufgabe vorangeschritten ist. Über ein Textfeld können Sie zudem weitere Angaben hinzufügen bzw. sogar Termine aus dem Kalender oder auf dem Server abgelegte Dateien mit einer Aufgabe verknüpfen.
Ein praktisches Beispiel aus unserer Vorbereitung für die Messe: Internet bestellen. Ich arbeite mich durch die Standinformationen von den Veranstaltern und treffe auf das Formular für die Internetbestellung. Eine Aufgabe, die sowohl Marco als auch mich betrifft. Ich lege einen neuen Ordner „b2d-Aufgaben“ an und erstelle die Aufgabe „Internet bestellen“. Durch die Verlinkung zum von mir vorbereiteten Formular kann Marco sofort darauf zugreifen. Da ich meinen Teil erledigt habe, stelle ich die Aufgabe auf 50% und schreibe eine Notiz in das Textfeld, dass Marco die Bestellung aufgrund eines offiziellen Stempels übernehmen muss. Nachdem alles geregelt ist, stellt Marco die Aufgabe auf „Abgeschlossen“, wodurch sie rot markiert ist. Dadurch weiß ich sofort, dass die Aufgabe gelöscht werden kann und die Liste um einen Eintrag kürzer geworden ist.
Das Ende ist in Sicht! Nächste Woche folgt der letzte Teil des Erfahrungsberichts. Die Themen diesmal: Zimbra als Kommunikationszentrale, mobiles Büro und Stephans Fazit zu seinen ersten Tagen in der Verwendung von Zimbra.