Einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuzuteilen geschieht zumeist durch ein langes Meeting, eine E-Mail oder ein Telefonat. Nur sind diese Vorgehensweisen nicht immer so effektiv wie gewünscht. Während ein Meeting vor allem Zeit kosten kann, geht eine E-Mail schnell in einer Vielzahl anderer unter oder wird sogar vergessen, während bei einem Telefonat manche wichtige Notiz verloren gehen kann. Die integrierte Aufgabenfunktion innerhalb von Zimbra – hosted by HKN lässt diese Probleme hingegen vergessen und ermöglicht schnellen Austausch und eine unkomplizierte Zuteilung.
Aufgaben erstellen
Jeder Mitarbeiter organisiert sich anders. Während der eine lieber mit Notizzetteln arbeitet, verwendet der andere lieber selbsterstellte Memos oder To-Do-Listen. Die Aufgabenfunktion von Zimbra – hosted by HKN verbindet all das, weshalb diese standardmäßig integrierte Möglichkeit jeden Mitarbeiter ansprechen sollte, egal, wie er sonst arbeitet.
Zur Selbstorganisation kann man sich zunächst so viele „Aufgabenordner“ erstellen, wie man möchte, z.B. für jedes Projekt einen eigenen Ordner, in den man wiederum die für das entsprechende Ziel erforderlichen Aufgaben eintragen kann. Die Erstellung einer Aufgabe ist dabei ganz einfach: Ein Klick auf den Button „Neu“ genügt und es öffnet sich die Eingabemaske. Die Eingabemaske besteht aus drei größeren Einheiten: Details, Fortschritt und einem Textfeld.
Im Bereich „Details“ können Sie eine Betreffzeile eintragen – quasi der Name der Aufgabe – sowie, falls nötig, einen Ort. Durch „Priorität“ können Sie die Wichtigkeit der Aufgabe mithilfe von „hoch“ (roter Pfeil, der nach oben zeigt), „normal“ (neutraler Strich), sowie „niedrig“ (blauer Pfeil, der nach unten zeigt) einstufen. Sollten Sie sich dabei in einem falschen Aufgabenordner befunden haben, müssen Sie die Aufgabe nicht löschen. Sie können die Aufgabe, die Sie aktuell erstellen, auch im Nachhinein einem anderen Ordner zuordnen.
Der Bereich „Fortschritt“ ist für Daten und Zeiten gedacht. Dort können Sie einen „Status“ angeben sowie eine Prozentzahl, die den Verlauf weiterhin verdeutlichen soll. Zudem können Sie ein Anfangsdatum sowie ein Fälligkeitsdatum eintragen. Möchten Sie zudem automatisch eine Erinnerung erhalten, können Sie diese ebenfalls einstellen. Deren Handhabung erfolgt auf die gleiche Weise wie im Kalender.
Das Textfeld wiederum ermöglicht Ihnen Notizen zu hinterlegen, Dateien zu verknüpfen und über weiteren Fortschritt oder benötigte Absprachen zu informieren.
Aufgaben verwalten
Haben Sie einige Aufgaben erstellt, werden diese in einer Liste angezeigt, geordnet nach dem Fälligkeitsdatum und/oder der angegebenen Priorität. Ist kein Datum oder eine Priorität eingetragen, liegen die Aufgaben in der Reihenfolge vor, in der Sie erstellt wurden. Werden Sie bearbeitet – z.B. durch das Hinzufügen einer Notiz oder einer Änderung des Status‘ – rückt die aktuellste Aufgabe nach oben.
Wurden Aufgaben bis zum Fälligkeitsdatum nicht bearbeitet oder als abgeschlossen markiert, werden diese rot gefärbt, um sie weiter hervorzuheben. Hingegen werden Aufgaben, die einen Status von 100% erhalten, durchgestrichen und in grau dargestellt.
Eine weitere Bearbeitung oder auch die Löschung einer abgeschlossenen Aufgabe können Sie jederzeit mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe vollziehen.
Aufgaben teilen
Der häufig erwähnte Vorteil bei einer Büroorganisation mit Hilfe von Zimbra – hosted by HKN ist der des Teilens – so auch im Fall der Aufgaben. Sie können die Aufgaben nicht nur für sich selbst erstellen, sondern auch für andere Mitarbeiter. Legen Sie dazu einen entsprechenden Ordner an und geben diesen einfach für alle Mitarbeiter frei, die mit dem Projekt und den jeweiligen Aufgaben in Verbindung stehen.
Dadurch können alle diese Mitarbeiter diesen Ordner einsehen und neue Aufgaben erstellen, Fortschritte oder Notizen einfügen sowie erledigte Aufgaben löschen – die entsprechenden Rechte vorausgesetzt. Zudem kann die Erinnerung an eine Aufgabe an mehrere Mitarbeiter versendet werden und derjenige, der sie letztlich bearbeitet, kann dies einfach im Notizfeld eintragen und alle anderen wissen Bescheid. Ohne, dass auch nur eine E-Mail hätte versendet, ein Telefonat hätte geführt oder ein Meeting hätte stattfinden müssen.
In diesem Zusammenhang ist die Verknüpfung von Dateien mit einer Aufgabe ebenso von besonderem Vorteil. Sollen die Aufgaben zudem schwarz auf weiß existieren, kann die jeweilige Liste natürlich ausgedruckt werden. Des Weiteren können die Aufgaben durchsucht werden. Suchen Sie z.B. nach einer bestimmten Aufgabe und möchten nicht alle Ordner durchgehen, geben sie einfach die Betreffzeile oder andere Stichwörter, die in der Aufgabe enthalten sind, ein und Sie sollten diese in Windeseile gefunden haben.
Sobald Sie die Aufgabenfunktion innerhalb von Zimbra – hosted by HKN nutzen, werden Sie merken, wie viel Zeit Sie dadurch sparen können. Die Kommunikation geschieht schneller, Deadlines sind immer sichtbar und letztlich verliert niemand mehr den Überblick über die Aufgaben, die zu erledigen sind.