E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Doch ein großes Problem, welches in jeglicher schriftlicher Kommunikation auftritt, ist das Fehlen von Gestik, Mimik und Tonfall. Das macht es wirklich schwer, einen geschriebenen Text so zu verstehen, wie er wirklich gemeint ist. Wie oft schon kam eine E-Mail bei mir negativ an, obwohl der Versender dies gar nicht so beabsichtigte? Damit deine E-Mails auch so verstanden werden, wie du es meinst, hier einige Tipps.
Wähle positive Formulierungen
Die gesamte schriftliche Kommunikation steht und fällt mit deiner eigenen Wortwahl. Gerade im Geschäftsleben wird versucht, einen möglichst neutralen Ton anzuschlagen, der sich in der Regel allerdings negativ liest. Je mehr negative Formulierungen du benutzt, desto zorniger oder abfälliger liest sich deine E-Mail. Selbst wenn du zu einem Thema negativ eingestellt bist, solltest du positive Formulierungen finden. Denn positiv formulierte E-Mails erhalten die wesentlich besseren und konstruktiven Antworten.
Deswegen solltest du versuchen, negative Formulierungen zu vermeiden, und stattdessen eine positive Herangehensweise wählen. Wörter wie „Problem“, „nicht“, „Fehler“, „Verlust“, „Schaden“, „unglücklicherweise“, „niemals“, „unfähig“ und „dringend“ sind Beispiele für negative Formulierungen, die du umgehen kannst. Doch nehmen wir hierzu einen Beispielsatz:
„Wenn ihr weiter so arbeitet, wird es uns unmöglich sein, das Projekt rechtzeitig zu beenden, da einige Leute das Problem haben, dass sie ihre Arbeit nicht rechtzeitig fertig bekommen.“
Positiver formuliert könnte sich die gleiche Aussage auch wie folgt anhören:
„Wenn jeder seinen Teil des Projektes bis Donnerstag einreicht, dann schaffen wir es noch, die Frist zu erfüllen und das Projekt gemeinsam zu beenden.“
Statt anderen zu sagen was sie nicht sollen oder nicht dürfen, reagieren die meisten Menschen viel besser auf Hinweise, die positiv formuliert sind. Statt „Lasst euer Essen nicht im Kühlschrank stehen, wenn ihr nach Hause geht“, erzielt ein „Bitte nehmt euer Essen nach der Arbeit mit nach Hause“ bessere Ergebnisse. Und statt „Kommt nicht zu spät zum Meeting“ ist ein „Bitte seid fünf Minuten vor dem Meeting da“ die bessere Wahl. Menschen neigen dazu, viel eher positiven Bitten zu entsprechen als negativen Verboten.
Wenn du unsicher bist, beschreib deine Gefühle
Falls deine E-Mails auch mit positiven Formulierungen nach wie vor missverstanden werden, hilft es dir vielleicht, expliziter zu werden. Gerade unter Arbeitskollegen ist es in Ordnung, mitzuteilen, wie du dich bei einem Vorgang fühlst. Statt beispielsweise kurz und bündig eine E-Mail zu einem Meeting-Termin zu schreiben, weil du von der Software zur Meeting-Planung genervt bist, ist es besser, deinem Kollegen mitzuteilen, wieso du genervt bist. „Obwohl ich von der Planungssoftware wirklich genervt bin, können wir unser Meeting am Freitag ansetzen.“ Auf diese Weise kann dein Kollege verstehen, dass du nicht von ihm genervt bist, sondern von der Planungssoftware.
Fazit
Durch fehlende Intonation und Körpersprache ist es wichtig, Texte anders zu formulieren, als wir es im alltäglichen Sprachgebrauch tun. Dabei hilft es dir, negative Worte zu vermeiden und deine Texte positiv zu formulieren. Diese sorgen dafür, dass dein Gegenüber deine E-Mail mit einer ganz anderen Einstellung liest und deren Inhalt positiver aufnimmt. Dies spiegelt sich dann in der Regel auch in der Antwort wider.