Vor 10 Jahren war es für Firmen leichter Ihre eigene E-Mailumgebung zu schaffen. Der eigene Exchange-Server war in jeder Windows SMB-Lizenz enthalten und ermöglichte es günstig einen internen E-Mailserver zu betreiben. Heute ist der Microsoft SMB Server Geschichte und in den letzte Jahren ist der Funktionsumfang moderner Mailserver enorm angewachsen. Mailserver und Groupwareservern bieten neben Mail die zentrale Verwaltung von Adressbüchern, Kalendern, Aufgaben und mehr. Diese Leistungen allen Mitarbeitern auch außerhalb des Büros (zum Beispiel am Smartphone oder im Homeoffice) zur Verfügung zu stellen stellt die meisten Firmen vor eine große Herausforderung. Eine mögliche Lösung ist der Umzug auf einen eigenen, gemanagten Mail- & Groupwareserver. In diesem Artikel beschreiben wir was alles beim Umzug des Mailservers zu beachten ist.
Wie kann ich meine E-Mailkonten und Postfächer am einfachsten umziehen?
Mit diesem Problem beschäftigen sich täglich dutzende von Administratoren rund um den Erdball. Auch wir haben uns in den letzten Jahren viele Gedanken zu dem Thema gemacht und möchten Dich hier an unseren Ergebnissen dazu teilhaben lassen. In diesem Artikel beschriebe ich, wie wir den Umzug auf unsere Zimbra-Server realisieren, das Prinzip ist aber auf jeden anderen E-Mailserver übertragbar.
Das Wichtigste bei einem Postfachumzug ist die Datensicherheit
Das Wichtigste beim wechseln des E-Mailservers ist, dass während des Umzugs keine Daten verloren gehe und das alle E-Mails jederzeit an den richtigen Mailserver zugestellt werden.
Das dies nicht so einfach ist liegt am MX-Record. Der MX-Record ist ein Nameservereintrag der bestimmt, auf welchem Mailserver E-Mails zugestellt werden. So eine Umstellung kann leider einige Tage dauern und während dieser Zeit können die E-Mails beim alten und beim neuen E-Mailserver auflaufen. Das ist natürlich ein Zustand, den es zu vermeiden gilt.
Dieses Problem lösen wir mithilfe unseres Mailsecurity-Portals. Dieses Portal dient als Mailgateway und ist der zentraler Bestandteil unserer Mailserver Security Tools. Auf dem Portal werden alle eingehende E-Mails zuerst auf Viren und SPAM gefiltert. Auf Wunsch werden die E-Mails auch archiviert, bevor Sie an den Ziel-Mailserver ausgeliefert werden. Diese Funktionen machen wir uns bei einem E-Mailumzug zunutze. Im ersten Schritt, stellen wir die MX-Records einfach auf unser Portal um. Dieses archiviert alle Mails sendet sie dann an den alten E-Mailserver weiter. So ist während des Umzugs sichergestellt, dass keine E-Mails verloren gehen. Sind alle Vorbereitungen für den neuen Mailserver abgeschlossen, können wir den Zielserver unabhängig vom MX-Record Punktgenau auf den neuen Mailserver ändern.
E-Mail-Postfächer umzuziehen ist ganz einfach … eigentlich …
Im nächsten Schritt müssen jetzt die neuen Postfächer angelegt werden. Das ist meistens das kleinste Problem, es sei denn es geht um wirklich große Installationen. Da hilft es in der Regel nur, Support einzukaufen. Bei Servern mit ca. 50 Postfächern kommt der Admin aber meist ganz gut manuell oder mit dem Import von .csv-Dateien zurecht. Mehr Arbeit macht es den Mitarbeitern, die neuen Postfächer einzurichten. Wir verweisen da gerne auf den Zimbra-Webmailer. Den muss man nicht installieren und kann trotzdem alles, was man benötigt, inklusive Offline-Funktionalität, Teamwork-Funktionen, Kalender, Adressbücher, Aufgaben, Dateiablage usw.
Haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die neuen Konten, können wir den Zielserver umstellen und fertig
… oder auch nicht. Was jetzt noch fehlt, sind die alten Daten! Irgendwie müssen die Mails aus den alten Postfächern ja in die neuen Postfächer. Dafür arbeiten wir mit dem Umzug-Service von Audriga zusammen. Audriga bietet einen Service bei dem der User auf einer Webseite nur die alten und die neuen Zugangsdaten für das jeweilige Postfach angibt. Danach startet Audriga automatisch im Hintergrund den Umzug der Postfachinhalte. Je nach Mailserver können mit dem Service nicht nur die E-Mails sondern auch die Adressbücher, Kalender und Aufgaben umgezogen werden.
Fazit: Man muss nur wissen wie!
Es ist gar nicht so schwer den Mailserver zu wechseln (oder den E-Mailprovider). Wenn Du darüber nachdenkst auf einen bei uns gehosteten Zimbra-Server zu wechseln begleiten wir gerne den gesamten Umzug. Für alle anderen Fälle fasse ich für Dich noch einmal alle Schritte zusammen:
- Vorbereitung: Ändere Deine MX-Records auf das ein Mailgateway (zum Beispiel unsere Mailserver Security Tools) und stelle Deinen bisherigen E-Mailserver als Zielserver ein.
- Postfächer einrichten: Richte alle E-Mailkonten/Postfächer auf deinem neuen Mailserver ein und sorge dafür, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die neuen Postfächer haben.
- Inhalte umziehen: Jetzt kannst Du via Audriga-Webinterface die Inhalte Deiner Postfächer umziehen.
- Zielserver umstellen: Abschließend musst Du im Mailgateway nur noch die neuen Mailserver als Zielserver einstellen – fertig!
Ich hoffe, Dir hilft dieser Beitrag weiter. Wenn ja, kannst Du ihn gerne teilen und wenn Du Anmerkungen hast, hinterlasse uns gerne einen Kommentar.