In meinem letzten Blogeintrag habe ich dir erklärt, wie du eine externe E-Mail-Adresse in den Webclient deines Zimbra-Servers oder deines HKN Cloud Office einbinden kannst. Heute zeige ich dir, wie du den E-Mail-Adressen unterschiedliche Persönlichkeiten zuweist, damit immer der richtige Absender genutzt wird.
Was ist eigentlich eine Persönlichkeit im Cloud Office? Unterschiedliche Persönlichkeiten zu verwenden kann beispielsweise dann nötig werden, wenn du mit unterschiedlichen Kontakten – z. B. beruflichen und eher privaten – arbeitest. Vielleicht hast du aber auch eine Weiterleitung auf eine E-Mail-Adresse und willst auf eine weitergeleitete Nachricht mit der ursprünglichen Adresse antworten? Durch das Erstellen verschiedener Persönlichkeiten in deinem Cloud Office kannst du E-Mails von einer externen Mailadresse versenden, ohne den Account wechseln zu müssen.
Um eine Persönlichkeit anzulegen, wählst du zunächst die Einstellungen und klickst dann auf den Punkt „Accounts“. Hier siehst du bereits alle Accounts und Persönlichkeiten, die von dir angelegt wurden. Füge über den Button „Persönlichkeit hinzufügen“ eine neue Persönlichkeit hinzu.
Gib als „Name der Persönlichkeit“ einen Namen ein, den du nachher wieder zuordnen kannst. In das Feld „Von“ unter „Einstellungen für gesendete Mails“ gibst du den Absendernamen und die E-Mail-Adresse deines externen Accounts ein. Bitte beachte dabei, dass dies zwar ein Dropdown-Feld ist, du in dieses jedoch auch frei reinschreiben kannst.
Über die Option „Antwortadresse“ kannst du den Antwort-Header aktivieren.
Unter „Diese Persönlichkeit verwenden“ hast du zwei Auswahlmöglichkeiten. Zum einen kannst du E-Mail-Adressen definieren, bei denen diese Persönlichkeit verwendet wird, wenn du auf sie antwortest oder weiterleitest. Mit der zweiten Option verwendest du diese Persönlichkeit immer, wenn du eine Aktion aus einem bestimmten Ordner auswählst.
Um also bei einem externen Account immer mit einer externen E-Mail-Adresse zu antworten, wählst du den Punkt „Beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von Mails in Ordner“ und gibst hier den Ordner der externen E-Mail-Adresse an.
Um den Vorgang zu beenden, speicherst du links oben.
Ab jetzt werden alle E-Mails, die du aus dem Ordner der externen E-Mail-Adresse heraus erstellst, direkt dieser neuen Persönlichkeit zugeordnet.
Fazit
Über Persönlichkeiten kannst du leicht den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse ändern und diese direkt einem bestehenden Account bzw. Ordner zuweisen. Dies erleichtert die Arbeit mit mehreren E-Mail-Adressen und Aufgaben ungemein.
