Jeder nutzt einen – entweder seinen eigenen, den der Firma oder den irgendeiner Firma. Ich rede von einem Mailserver. Was muss ein Mailserver im Jahr 2017 eigentlich können, und ist der Name Mailserver eigentlich noch angebracht?
Mail = Kommunikation = Gruppenarbeit
Moderne Mailserver sind heute meist Kommunikations-Server. Dafür gibt es die verschiedensten Namen. Mal ist die Rede von Exchange-Servern, mal von Kommunikations-Servern und mal von Kollaborations-Servern. Gemeint ist immer das Gleiche, der Server stellt den Usern nicht nur Mail, sondern auch Adressbücher, Kalender und eine Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus sorgt der Server dafür, dass man seine Adressbücher, Aufgaben und Kalender unter den Usern (und mit Dritten) teilen kann. Ein moderner Mail-Server ist sozusagen die „Cloud“ einer Firma.
Wie kommt man an die Daten?
Es sollte immer viele Wege geben, um an seine Daten zu kommen. Diese Wege sind die Protokolle. Leider benötigt ein Desktopcomputer andere Protokolle als ein Smartphone und Mac andere als Windows. Im Idealfall sollte Euer Mailserver folgende Protokolle unterstützen.
IMAPs, POP3s, SMTPs
IMAPs und SMTPs sind die Standard-Protokolle zum Senden und Empfangen von Mails auf jedem System. POP3s ist da schon etwas älter, es gibt aber immer noch Clients, die das Protokoll zum Empfangen von Mails benötigen.
ClalDAV, iCAL, iCS
Diese Protokolle dienen zum Abgleich von Kalendern und Aufgaben mit mobilen Geräten, Windows oder Mac. Schönes Detail am Rande – um Kalender am Mac einzurichten, erstellt man ein iCAL-Konto. Bei Windows 10 richtet man ein iCloud-Konto ein und überschreibt dann die Apple-Server.
CardDAV
Adressbücher gleicht man schließlich mit CardDAV ab.
Du musst also an jedem Gerät ein E-Mailkonto, ein Kalender-/Aufgabenkonto und ein Adressbuch-Konto anlegen, um an alle Deine Daten zu kommen. Das mag für einen alleine noch gehen, für jeden Admin ist die Aussicht aber ein Graus. Daher hat Microsoft vor einigen Jahren das Exchange/ActiveSync-Protokoll erfunden.
Exchange/ActivSync – eines für alles
Bietet Dein Server dieses Protokoll an, musst Du an Smartphones nur ein Exchange-Konto einrichten und schon werden alle Kalender, Adressbücher, Aufgaben und E-Mails synchronisiert. Neben Smartphones arbeitet auch die Mail-, Kontakte- und Kalender-App auf Windows-10-Geräten mit diesem Protokoll. Der Mac kann mit dem Nachfolge-Protokoll EWS umgehen.
Outlook und Webmail
Für alle, die keine Clients oder Apps nutzen, ist natürlich ein guter Webmailer Pflicht. Jeder moderne Mailserver sollte eine Internetseite haben, die alle Möglichkeiten bietet, Mails, Kontakte, Termine usw. zu nutzen.
Outlook ist aus der deutschen Bürolandschaft nicht wegzudenken. Daher ist es auch wichtig, dass Outlook mit allen Funktionen unterstützt wird.
Sicherheit
Persönlich finde ich, dass ein Mailserver hinter einen SMARTHOST gehört, der alle ein- und ausgehenden Mails auf Viren und SPAM filtert. Natürlich muss der Server aber auch selbst die User vor SPAM und Viren schützen.
Jetzt weißt Du bescheid
Jetzt weißt Du also Bescheid, auf was Du alles achten musst, wenn Du einen neuen Mailserver suchst. Natürlich sind nicht alle Punkte gleich wichtig. Arbeiten bei Euch alle mit Macs und iPhones, habt Ihr natürlich andere Ansprüche als eine Firma, bei der alle mit Outlook arbeiten, aber niemand mobil ist. Richtig schwer wird es für Firmen, bei denen alles im Einsatz ist. Wir arbeiten zum Beispiel mit Windows 10, Linux, Mac und haben sowohl iPhones als auch Android-Geräte im Einsatz.
Daher haben wir uns für einen Zimbra-Server entschieden. Zimbra ist ein Open-Source-System, das zusätzlich Exchange/ActiveSync, EWS und Outlook unterstützt. Außerdem hat Zimbra einen sehr guten Webmailer. Wenn Du Dich auch für einen Zimbra-Server interessierst, schau Dir gerne unser Angebot an.