Die sichere Kommunikation per E-Mail ist für viele Unternehmen essenziell – insbesondere für solche, die mit sensiblen Daten arbeiten oder strenge Compliance-Vorgaben erfüllen müssen. Um eine vertrauliche E-Mailkommunikation zu gewährleisten, bieten wir die S/MIME Verschlüsselung über unseren Partner Hornetsecurity an, da diese sowohl für die Administration als auch für den Benutzer klare Vorteile bietet.
Einfachheit durch ein zentrales Portal
Einer der Hauptgründe für unsere Entscheidung zugunsten von Hornetsecurity ist die einfache Handhabung der S/MIME Verschlüsselung. Klassische Verschlüsselungslösungen wie S/MIME auf Client-Ebene erfordern oft ein komplexes Schlüsselmanagement. Das bedeutet, dass die Benutzer Zertifikate verwalten und sicherstellen müssen, dass ihre Schlüssel jederzeit verfügbar sind. Fallen diese Schlüssel weg, sind wichtige Daten unwiderruflich verloren. Außerdem ist es uns so nicht möglich dem Kunden verlorene E-Mails aus dem Backup zurückzuspielen, sollte dieser seinen privaten Schlüssel verloren haben. Auch ein GoB konformer Einsatz unsere Mailarchivlösung ist nicht möglich.
Mit der portalbasierten Lösung von Hornetsecurity wird dieser Prozess vereinfacht: Das Verschlüsselungsportal übernimmt das Schlüsselmanagement automatisch. Dadurch können unsere Kunden E-Mails ohne zusätzlichen Aufwand verschlüsseln und empfangen. Wenn der Empfänger die notwendigen Verschlüsselungsstandards erfüllt, wird die Nachricht direkt zugestellt. Sollte dies nicht der Fall sein, wird automatisch eine alternative Zustellung über einen sicheren Web-Safe angeboten.
Nahtlose Benutzererfahrung und Compliance
Ein weiterer Vorteil des zentralen Portals ist, dass der gesamte Verschlüsselungsprozess für die Benutzer weitgehend unsichtbar bleibt. Sobald die S/MIME Verschlüsselung aktiviert ist, müssen die Anwender keine weiteren Schritte unternehmen. Die E-Mails werden automatisch verschlüsselt und der Status der Verschlüsselung wird geprüft, bevor eine Nachricht versendet wird. So ist sichergestellt, dass die höchste Sicherheitsstufe immer gewährleistet ist.
Für Compliance-Anforderungen, wie sie etwa in der Finanz- oder Gesundheitsbranche bestehen, bietet Hornetsecurity zusätzliche Optionen. So kann für bestimmte Empfänger die Verschlüsselung verpflichtend aktiviert oder dauerhaft ausgesetzt werden.
Vergleich zur Client-basierten S/MIME Verschlüsselung
S/MIME kann natürlich auch direkt auf Client-Ebene aktiviert werden kann. Allerdings bringt diese Lösung einige Einschränkungen mit sich, die sich bei der portalbasierten Lösung von Hornetsecurity vermeiden lassen.
- Backup-Herausforderungen: Bei clientseitiger S/MIME Verschlüsselung werden E-Mails direkt beim Senden und Empfangen verschlüsselt. Dies bedeutet, dass Unternehmen keine Möglichkeit haben, verschlüsselte E-Mails in Backups zu integrieren, da ihnen die Schlüssel zur Entschlüsselung fehlen könnten. Bei Verlust dieser Schlüssel sind wichtige Daten unwiderruflich verloren. Die portalbasierte Lösung entschlüsselt E-Mails direkt auf dem Server, bevor sie ins Backup-System gelangen – und gewährleistet so ein vollständiges Backup.
- Verwaltung von Zertifikaten: Die clientbasierte S/MIME Verschlüsselung erfordert, dass die Benutzer ihre Zertifikate eigenständig verwalten. Dies bringt zusätzlichen Aufwand und birgt das Risiko, dass Zertifikate verfallen oder verloren gehen. Das zentrale Portal hingegen verwaltet diese Prozesse automatisiert und minimiert den Aufwand für den Benutzer erheblich.
- Flexibilität bei Compliance: Mit Hornetsecurity können bestimmte Empfänger zwingend zur Verschlüsselung verpflichtet werden, selbst wenn sie selbst keine Verschlüsselungsstandards unterstützen. Eine clientbasierte Lösung kann dies nur eingeschränkt umsetzen und bietet keine vergleichbare Sicherheitsstruktur.
- Wegfall von Mitarbeiter*innen: S/MIME Zertifikate sind meist an eine Person gebunden. Wenn diese Person das Unternehmen verlässt, bedeutet es einen erheblichen organisatorischen Aufwand sicherzustellen, dass die E-Mails der ausscheidenden Mitarbeiterin auch für die Nachfolge verfügbar sind.
Fazit
Die Entscheidung für die S/MIME Verschlüsselung über Hornetsecurity bringt für uns und unsere Kunden entscheidende Vorteile. Durch die einfache Handhabung, die nahtlose Integration in die cloudbasierte Plattform und die zahlreichen Sicherheitsfeatures, die über eine klassische S/MIME Verschlüsselung hinausgehen, schaffen wir eine sichere und zuverlässige Kommunikationsbasis. Dies ermöglicht eine optimale Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit, ohne dass unsere Kunden auf Komfort verzichten müssen.
