Datenschutz im Bewerbungsprozess: Wie Nextcloud und Zimbra Business Mail helfen mit Bewerbungen DSGVO-konform umzugehen

Smiling african american businesswoman having job interview and filling application
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In der heutigen digitalen Welt sind Bewerbungen oft der erste Kontakt, den ein Unternehmen mit einem potenziellen Mitarbeiter hat. Die Bewerbungsmappe wird nicht mehr in Papierform verschickt, sondern als E-Mail oder als Datei über das Internet übertragen. Dabei sind jedoch einige Aspekte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz.

Bewerbungen sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten und ein potenzielles Sicherheitsrisiko

Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass Bewerbungen besonders sensible personenbezogene Daten enthalten. Diese Daten dürfen beispielsweise nicht unbegrenzt gespeichert werden. Selbstverständlich stellt jede Datei auch ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar und muss entsprechend vorsichtig behandelt werden. Es empfiehlt sich daher, geeignete Workflows für Bewerbungs-E-Mails zu implementieren, die sowohl den Datenschutz für die Bewerbungen als auch die Sicherheit für Ihr Unternehmen berücksichtigen. Hier ein Beispiel, wie Sie mit Bewerbungen umgehen könnten.

 

Vermeiden Sie Datenchaos und Angriffe

In der Regel werden Bewerbungen per E-Mail verschickt. Daher empfiehlt es sich, in Zimbra eine eigene Mailbox für Bewerbungen einzurichten. Zimbra Businessmail bietet praktische Sicherheitsfunktionen, die es ermöglichen, E-Mails in diesem Postfach nur für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und zu archivieren. So werden Bewerbungen nur so lange gespeichert, wie sie für den Bewerbungsprozess benötigt werden und danach automatisch gelöscht. Sollten Sie eine Lösung für die Archivierung von Mails nutzen, müssen Sie hier natürlich ebenfalls die Dauer der Archivierung anpassen.

 

 

Nextcloud ist als Cloud-Speicherlösung an unser Zimbra Businessmail angebunden. So können die Daten (Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse) direkt in der Nextcloud gespeichert werden, ohne sie vorher auf dem Desktop zu speichern. Die Nextcloud-Ordner mit den Bewerbungen sind so konfiguriert, dass sie weder mit den Desktops der Mitarbeitenden synchronisiert noch geteilt werden können. Alle Dateien werden direkt in Ihrem Browser angezeigt. So behalten Sie die Kontrolle darüber, auf welchen Geräten sich die Dateien befinden und verhindern, dass eventuelle Malware in Ihr Netzwerk gelangt. Selbstverständlich werden die Dateien in der Nextcloud auch so abgelegt, dass sie nach einer definierten Zeit automatisch gelöscht werden.

Fazit

Insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz stellt die Bearbeitung von Bewerbungen für viele Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Um Bewerbungen datenschutzkonform zu verarbeiten, eignen sich unsere Softwarelösungen Nextcloud und Zimbra Business Mail in Kombination hervorragend. Nextcloud ermöglicht die Speicherung von Bewerbungen in einem geschützten Ordner und Zimbra Business Mail bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wie z.B. die Möglichkeit, E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum zu archivieren. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über die Konfigurationsmöglichkeiten von Zimbra und Nextcloud erfahren möchten.