Alle Dokumente auf einen Blick – so kannst Du die Zimbra-Dateiablage mit Deiner Homepage verknüpfen

Habe ich die Inhalte meiner Website auf dem neusten Stand? Sind die aktuellen Auftragsformulare und Dokumente online gestellt?

Mit Zimbra kannst Du Deinen Kunden und Besuchern Deiner Website ganz einfach den Zugriff auf ausgewählte Dateien ermöglichen. Wir haben das beispielsweise mit unseren Auftragsformularen gemacht. Diese haben wir dazu einfach in einen Zimbra-Dateiordner gepackt und diesen öffentlich freigegeben. Und so sieht das aus. Wenn Du bestimmte Dateien auch auf Deiner Homepage öffentlich zugänglich machen willst, zeigen wir Dir hier in wenigen Schritten, wie das geht.

So veröffentlichst Du Deinen Ordner per Mausklick

Einen Ordner gibst Du ganz einfach frei, indem Du im Zimbra-Interface mit einem rechten Mausklick auf den jeweiligen Ordner klickst und danach „freigeben“ anwählst. In der sich nun öffnenden Ansicht wählst Du zunächst, für wen Du den jeweiligen Ordner freigeben möchtest. Wenn der Ordner öffentlich zugänglich sein soll, setzt Du dementsprechend einen Haken bei „öffentlich“. Der unten im Menüfenster angegebene Link führt Besucher direkt zu den gewünschten  Dokumenten.

Willst Du, dass nur bestimmte Mitarbeiter den Ordner einsehen oder bearbeiten können, kannst Du ihn durch Eingabe seiner E-Mail-Adresse einladen und den Ordner so für ihn freigeben. Gleichzeitig hast Du die Möglichkeit, ihm Lese-, Manager-, oder Administratorrechte einzuräumen.

Beachte dabei, dass Du nur Ordner freigeben kannst, die Du auch selbst erstellt hast, oder für die Dir die entsprechenden Rechte erteilt wurden. Dies siehst Du an den kleinen Figuren am jeweiligen Ordner. „Zwei Männchen“ bedeuten, dass es ein „geteilter Ordner“ ist, für den Du keine Administratorrechte besitzt.

Fazit

Der Clou dabei ist, dass die hochgeladenen Dokumente natürlich sofort aktualisiert werden, wenn man diese im Ordner aktualisiert. So kann man sich eine zentrale Ablage einrichten, oder auch wichtige Dokumente in einem Archiv oder einer Art „Sammlung“ zugänglich zu machen und stets aktuell halten. So sind die aktuellen Versionen nicht nur für Kunden, sondern auch für die Mitarbeiter verfügbar.