Produktiv mit E-Mails arbeiten

Eigentlich soll die E-Mail für uns ein Hilfsmittel sein. Sie soll eine einfache und schnelle Kommunikation ermöglichen und im besten Fall uns den Arbeitsalltag erleichtern. Schaue ich aber in die Posteingänge von Freunden und Kollegen, zweifele ich daran, dass die E-Mail sonderlich hilfreich ist, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Das Gegenteil ist eher der Fall, Posteingänge mit einigen hundert E-Mails sind keine Seltenheit. Dabei geben einem moderne E-Mailclients viele Hilfsmittel an die Hand, das Postfach leer zu halten. Hier meine fünf besten Tipps.

Tipp 1: Automatische Vorsortierung

Du solltest unbedingt vermeiden, dass jeder Mist und Newsletter in Deinem Postfach landet. SPAM und Viren musst Du gar nicht erst abrufen, wenn Du einen cloudbasierten Filter nutzt. Bei unseren Cloud Office Postfächern ist zum Beispiel der Premium-Service von antispameurope inklusive.

Abgerufene E-Mails kannst Du noch einmal vom Client werten lassen. Egal ob Thunderbird, Outlook oder der Cloud Office Webclient, nahezu jede Lösung bietet Funktionen, Newsletter und andere E-Mails wegzusortieren. Bei unserer Lösung muss man zum Beispiel in den Einstellungen den Aktivitätenstream aktivieren. Danach werden alle Newsletter und andere als unwichtig erkannte E-Mails in den Ordner Aktivitätenstream sortiert und sind somit raus aus dem Posteingang. Diesen Ordner muss man sich dann nur noch hin und wieder anschauen. Nach diesem einfachen ersten Schritt sollte Dein eigentlicher Posteingang schon etwas übersichtlicher sein.

Tipp 2: Umwandeln

Ich kenne viele Leute, die eine E-Mail lesen und diese dann grundsätzlich zum späteren Bearbeiten im Posteingang liegen lassen. Wenn Du so ein Typ bist, solltest Du Dich schnell umgewöhnen und die Tools nutzen, die Dir moderne E-Maillösungen anbieten. Enthält eine E-Mail einen Termin? Dann wandele diesen auch in einen Termin um. Termine gehören in den Kalender und nicht in den Posteingang. Nur im Kalender kannst Du sehen, ob Du Zeit hast, und Dich an den Termin erinnern lassen. Dazu kommen je nach Programm noch Lösungen wie die automatische Synchronisation mit anderen Geräten oder Benachrichtigung an Kollegen usw.

Die gleichen Gründe sprechen dafür, alle E-Mails, die Aufgaben enthalten, in Aufgaben zu wandeln. Aufgaben kannst Du priorisieren, delegieren, in Listen sortieren und Dich dran erinnern lassen. All das geht mit E-Mails nicht.

Wandele einmal alle E-Mails in deinem Posteingang um, ich wette, da bleibt nicht mehr viel über.

Tipp 3: Kleinigkeiten sofort machen

Wenn eine E-Mail nur ein Danke als Antwort erfordert, mach das direkt und archiviere die E-Mail sofort. Es gibt keinen Grund, solche E-Mails öfter als einmal zu lesen.

Tipp 4: Archivieren statt Sortieren

Manch einer hat für sein E-Mailkonto X Unterordner angelegt und muss erst einmal anfangen, zu überlegen, wohin er eine abgearbeitete E-Mail verschieben soll. Bis vor einem Jahr gehörte ich auch zu dieser Kategorie. Dann habe ich mal die Suchfunktion des Cloud Office Webmailers genutzt und musste feststellen, dass ich mir unnötig Arbeit gemacht habe. Seitdem wandern bei mir alle E-Mails, die ich nicht wandeln oder löschen kann, in einen Ordner, den ich Archiv genannt habe. Brauche ich eine alte E-Mail, suche ich einfach danach.

Tipp 5: Agieren statt reagieren

IMAP-Idle und Push-Nachrichten sind eine tolle Sache für Ärzte und Notfallsupporter. Ich für meinen Teil habe diese Dienste deaktiviert und rufe E-Mails wieder manuell ab. Nämlich dann, wenn ich Zeit dafür habe und nicht aus dem Arbeitsfluss gerissen werde. Die neuen E-Mails bearbeite ich sofort oder wandele sie in neue Aufgaben und dann arbeite ich weiter.  Dieser Schritt hat mich wirklich produktiver gemacht und ich bin weniger gehetzt. Ich habe jetzt meine Aufgaben im Blick und nicht den Posteingang, ich organisiere meine Arbeit selbst und lasse mir die Reihenfolge nicht vom Posteingang diktieren.

Fazit

Kleine Tipps, die für mich einen großen Unterschied machen. Wie steht es mit Dir? Hast Du 500 E-Mails im Posteingang und trotzdem den Überblick oder ganz andere Konzepte, um Herr Deines Posteingangs zu werden? Ich würde mich  freuen, wenn Du Tipps und Anregungen in den Kommentaren hinterlässt.