Nextcloud Assistent mit Context Chat – warum wir unser WikiJS in die Nextcloud migriert haben
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Die HKN gibt es bereits seit 1996, da sammelt sich eine enorme Menge an Daten und Wissen – von technischen Dokumentationen über Projektberichte bis hin zu internen Anleitungen. Leider sind diese Informationen teilweise über verschiedene Systeme verstreut: Wikis, Fileserver, Ticketsystem und so weiter. Das führt dazu, dass das Wissen schwer zugänglich ist und wertvolle Informationen teilweise nur schwer gefunden werden. Bedauerlicherweise ist die Dateiablage nicht immer "intuitiv" organisiert und daher arbeiten wir daran, diese Silos, wo es sinnvoll ist, aufzulösen.

Hintergrund: Warum es wichtig ist, Wissens-Silos aufzulösen

Wissens-Silos entstehen, wenn Informationen in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, ohne dass ein einfacher Zugriff darauf besteht. Das führt zu verschiedenen Problemen:

•Wissen geht verloren
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Abteilungen wechseln, sind wichtige Informationen oft schwer auffindbar.

•Doppelarbeit entsteht
Teams erarbeiten Lösungen, die bereits dokumentiert wurden – nur eben an einem anderen Ort.

•Suche kostet Zeit
Wer nicht weiß, wo eine Information abgelegt ist, verliert wertvolle Arbeitszeit beim Suchen.

Nextcloud mit Nextcloud Kollektiv als zentrales Datensilo

Die Lösung ist eine zentrale Plattform, in der alle relevanten Informationen gesammelt, organisiert und leicht durchsuchbar sind. Wir nutzen dafür die Nextcloud.

Nextcloud bietet verschiedene, integrierte Möglichkeiten, Dateien organisiert abzulegen. Zum einen können Dateien in Gruppenordnern abgelegt werden, bei der Unternehmen zentral organisieren, wer welche Zugriffsrechte hat. Das zweite Tool sind die Nextcloud Kollektives. Kollektives sind die Nextcloud - Lösung zum Sammeln von Wissen. Am besten kann man ein Kollektiv vielleicht mit einem Wiki vergleichen.

Wie wir unser Wiki in ein Nextcloud-Kollektiv migriert haben

Unser bisheriges Wiki war Wiki.js, eine leistungsfähige Open-Source-Wiki-Software. Da Nextcloud aber eine hervorragende Unterstützung für Markdown-Dateien (MD-Files) bietet, war der Umzug einfacher als gedacht:

1.Export des Wikis:
Zunächst haben wir unsere Inhalte aus Wiki.js als Markdown-Dateien exportiert.

2.Struktur beibehalten:
Die Ordner- und Dateistruktur wurde weitgehend übernommen, um den späteren Zugriff zu erleichtern.

3.Import als Nextcloud-Kollektive:
In Nextcloud konnten wir die Markdown-Dateien als Kollektiv importieren. Jetzt steht dieses Kollektiv allen (berechtigten) Mitarbeitern zum Lesen und zum Weiterbearbeiten zur Verfügung.

4.Nutzung durch den Nextcloud Assistant:
Da die lokale KI in Nextcloud Zugriff auf diese Dateien hat, können wir nun über den Context-Chat gezielt nach relevanten Informationen suchen.

Vorteile der Integration in Nextcloud

Die Migration hat sich für uns in mehrfacher Hinsicht gelohnt.

•Zentrale Wissensdatenbank
Alles Wissen ist jetzt in einer Plattform gebündelt und für alle zugänglich.

•Einfache Suche
Die Nextcloud Volltextsuche kann jetzt auch Ergebnisse in Dokumenten und Texten finden, die vorher in dem externen Wiki lagen.

•Bessere Kollaboration
Mitarbeitende können gemeinsam an Dokumentationen arbeiten, ohne sich mit verschiedenen Systemen auseinandersetzen zu müssen.

•Enterprise Software
Zum einen sind wir natürlich selber Nextcloud Experten, zum anderen haben wir durch die Nextcloud Subskription die Sicherheit, dass wir immer Support bekommen, falls einmal Probleme bei der Nextcloud-Software auftreten.

Schneller arbeiten mit der lokalen KI: Der Nextcloud Assistent mit Context Chat

Der größte Vorteil liegt für uns aber darin, dass wir unsere Daten jetzt gezielt mit dem Nextcloud Assistent auswerten können. Die lokale Nextcloud KI ermöglicht es, die eigenen Dateien mit der datenschutzkonformen künstlichen Intelligenz auszuwerten. Durch die Migration unseres Wikis mit Kundendokumentation kann ich zum Beispiel direkt den Nextcloud Assistent fragen, welche Kunden individuelle Supportvereinbarungen haben und was ich da jeweils vor dem Einspielen von Sicherheitsupdate beachten muss.

Das ist natürlich ein sehr spezifisches Beispiel. Allgemeiner wäre es, dass neue Mitarbeiter einfach den Nextcloud Assistent fragen, wie unsere Urlaubsreglungen sind. Sie bekommen dann die Antwort, ohne die Suche zu bemühen oder sich durch das passende Kollektiv zu wühlen. So macht der Context Chat im Nextcloud Assistent das Leben einfacher!

Fazit: Nextcloud als zentrales Wissensmanagement-Tool

Durch die Migration unseres Wikis in Nextcloud haben wir einen wichtigen Schritt hin zu einem effizienteren Wissensmanagement gemacht. Statt verstreuter Informationen gibt es jetzt eine zentrale Plattform, die durch die lokale KI intelligenter nutzbar wird. Unternehmen, die mit ähnlichen Herausforderungen kämpfen, können mit Nextcloud eine leistungsfähige und datenschutzfreundliche Lösung finden.

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