Früher war alles so einfach. Wenn Du ein Dokument hattest, hast Du es auf dem Laufwerk C:// gespeichert, und wenn Du es teilen wolltest, hast Du es einfach ausgedruckt. Dann kamen die Cloud, die Digitalisierung und damit das Arbeiten 2–4.0. Und obwohl heute alles viel einfacher ist – ist alles irgendwie viel komplizierter.
Heute möchte man seine Daten überall zur Verfügung haben, sie sollen aber auch sicher und schnell verfügbar sein. Außerdem möchte jeder eine andere Cloud zum Teilen benutzen. In diesem Artikel versuche ich mich an einem Konzept, das allen Ansprüchen gerecht wird.
Ausgangssituation
Am Anfang überlege ich erst einmal, wo ich meine Daten überhaupt benötige und welche wo wie gespeichert sind. Ich denke, meine Situation teilen dabei sehr viele. Wir haben ein Büro mit einem Server, auf dem die Dateien der Firma liegen. Im Büro greife ich darauf über eine Freigabe (Netzlaufwerk) zu. Fürs Homeoffice oder unterwegs habe ich einen VPN-Client, mit dem ich auf die Daten im Büro zugreifen kann.
Da der VPN-Client öfter mal streikt, habe ich außerdem recht viele Daten lokal auf meinem Laptop.
Schlussendlich gibt es dann noch einen Google-Drive-Ordner, den ich mit einigen Marketingagenturen geteilt habe.
Mit dem jetzigen Setup komme ich eigentlich ganz gut klar, allerdings birgt das ein paar Probleme.
- VPN funktioniert nicht immer. Gerade in Hotels hatte ich oft das Problem, dass ich trotz aktivem Internet kein VPN aufbauen konnte.
- Die Daten sind ziemlich verteilt, einige liegen auf dem Firmenserver, einige auf meinem Laptop und einige bei Google. Viele Daten gibt es sogar doppelt auf den verschiedenen Systemen.
- Zum Teilen der Daten habe ich nur E-Mail oder Google Drive zur Verfügung.
Das Ziel – die private, hybride Cloud-Dateiablage
Ich möchte ein einfaches, sicheres und schnelles System, um von überall auf meine Daten zuzugreifen. Um dahin zu kommen, habe ich viel mit verschiedenen NAS- und Cloud-Lösungen experimentiert und bin für mich zu folgendem Konzept gekommen.
Baustein 1: Datenserver im Büro
Ich möchte so wenige Daten wie möglich lokal auf meinem Laptop haben. Das ist mir einfach zu heikel, wenn er mal verloren geht. Außerdem ist der SSD-Speicher auf meinem Laptop ziemlich endlich. Also stand für mich fest, dass der lokale Server bestehen bleibt. So kann ich weiterhin im Büro schnell und bequem auf die Netzwerklaufwerke zugreifen.
Baustein 2: Datenserver zu Hause
Das VPN möchte ich allerdings nicht mehr nutzen. Daher steht fest, dass ich auch zu Hause einen Datenserver benötige, um via Netzwerklaufwerke auf meine Daten zuzugreifen.
Baustein 3: Nextcloud-Server
Jetzt benötige ich eine Synchronisation zwischen den Datenservern. Dieses Problem löse ich mit einem Nextcloud-Server. Nextcloud ist ein Open-Source-Dateiserver, der viele Möglichkeiten bietet, sicher auf seine Daten zuzugreifen oder diese mit verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren.
Um sicherzustellen, dass ich zu Hause und in der Firma die gleichen Daten nutze, musste ich also nur beide Datenserver gegen den Nextcloud-Server synchronisieren. Der Datenserver in der Firma ist ein Windows-Server, auf diesem habe ich zu diesem Zweck den Nextcloud Desktop-Sync installiert. Zu Hause nutze ich eine Synology, die von Haus aus WEBDAVsync beherrscht.
Baustein 4: Mobiler Datenzugriff
Mit dem Nextcloud-Server habe ich direkt auch noch ein weiteres Problem erschlagen. Ich kann sicher und mobil auf meine Daten zugreifen. Der Zugriff erfolgt einfach und per HTTPS verschlüsselt über den Browser auf das Nextcloud-Webinterface. Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, habe ich noch die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet.
Baustein 5: Das Teilen von Daten
Über Nextcloud kann ich auch Daten teilen. Per Link mit und ohne Passwort. Ich kann auch mit Nextcloud einstellen, dass Freigaben nach einer gewissen Zeit wieder ungültig werden. Außerdem kann ich ganze Ordner per Link zum Bearbeiten teilen. So können Partner über das Nextcloud-Webinterface Daten hochladen. Damit das sicher ist, läuft auf dem Nextcloud-Server ein Virenscanner.
Baustein 6: Google und Co.
Theoretisch könnte ich jetzt auf Google Drive zum Teilen der Dokumente verzichten. Praktisch vergessen meine bestehenden Partner aber immer, dass sie die Daten jetzt in die Nextcloud legen sollen. Da ist es sehr praktisch, dass ich mit Nextcloud auch externe Speicher (wie zum Beispiel Google Drive oder Dropbox) einbinden kann. So kann ich die Daten wenigstens an einem Ort bearbeiten, nämlich auf dem Nextcloud-Server direkt oder lokal als Netzwerkfreigabe über den Nextcloud-Server. Dafür muss ich mir lokal nicht einmal die Google-Drive-Software installieren.
Fazit
Mit dem neuen Setup bin ich sehr zufrieden, vor allem weil noch ein paar andere Vorteile entstanden sind, die ich gar nicht auf dem Schirm hatte. Zum einen habe ich meine Daten jetzt an drei Standorten. Angst vor einem Datenverlust durch Feuer oder Diebstahl habe ich nicht mehr.
Dann gibt es Nextcloud-Apps für Android und iOS – so habe ich auch mobil über mein Smartphone Zugriff auf meine Daten.
Ein weiterer Vorteil sind die vielen Nextcloud-Apps. Videotelefonie oder Dokumente online bearbeiten zu können, gibt es mit dem Nextcloud-Server frei Haus. Die Datenbank für meine Passwortverwaltung KeePass habe ich in der Nextcloud-KeePass-App. Es wäre noch viel mehr möglich, allerdings versuche ich, mich auf die Funktionen zu beschränken, die für einen Datenserver sinnvoll sind.
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