Arbeiten mit Aufgabenlisten

Mit vielen E-Mail-Clients ist es möglich, sich Aufgaben zu erstellen und diese als Grundlage für den Arbeitsalltag zu nutzen. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir einige hilfreiche Tipps mit auf dem Weg gehen, wie du deinen Tag mit Aufgaben effizienter gestalten kannst und diese in deinen Tagesablauf integrierst. Dieser Beitrag ist auf den Artikel „Arbeiten nach dem “Inbox Zero”-Prinzip“ abgestimmt.

Das Arbeiten mit Aufgabenlisten soll dir in erster Linie helfen, deinen Arbeitstag zu organisieren. Doch welche Vorteile bietet dir dies? Zum einen behältst du natürlich einen Überblick über all die Aufgaben, die aktuell anstehen. Zweiter und vermutlich wichtigster Vorteil ist, dass du deinen Arbeitstag selbst organisierst und dir Aufgaben so legen kannst, wie es für dich am besten passt. Du bringst Struktur in deinen Arbeitstag und es entsteht ein positives Gefühl, wann immer du eine Aufgabe in deiner Liste als erledigt markieren kannst.

[Tweet „Alles was du brauchst sind drei Aufgabenlisten“]

In den allermeisten Fällen gelangen unsere Aufgaben für den Arbeitsalltag inzwischen über E-Mails zu uns. Für die Arbeit mit Aufgabenlisten funktioniert es am besten, wenn du auch Aufgaben, die du auf Zuruf erhalten hast, direkt als neue Aufgabe erstellst.

Bevor du damit starten kannst, dir das Leben mit Aufgabenlisten zu erleichtern, benötigst du einige Vorbereitungen. Zuvor musst du dir drei Aufgabenlisten erstellen, die den Namen „Heute“, „Später“ und „Warten“ tragen.

• Heute – In diese Liste werden alle Aufgaben wandern, die du am heutigen Tag erledigen willst bzw. musst.
• Später – Hierhin sortierst du alle Aufgaben, die nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. Eine Erinnerung oder Fälligkeit an diese Aufgaben zu heften erleichtert es dir, einen Überblick zu behalten, wann diese Aufgabe erledigt werden muss.
• Warten – Zu dieser Liste gehören alle Aufgaben, für die du zunächst auf eine Reaktion warten musst oder die noch nicht relevant sind.

[Tweet „Aufgaben geben Dir die Möglichkeit, zu agieren, statt immer nur zu reagieren!“]

Wie könnte ein Arbeitstag mit Aufgabenlisten konkret aussehen? Als Erstes am Morgen gehst du deine E-Mails nach dem „Inbox Zero“-Prinzip durch. Alle Aufgaben, die du binnen zwei Minuten erledigen kannst, arbeitest du auch direkt ab. Alle anderen verschiebst du in die für sie vorgesehene Aufgabenliste. Danach überprüfst du deine Aufgabenliste „Später“ auf Fälligkeiten. Alles, was für heute fällig wird oder du zusätzlich heute erledigen möchtest, verschiebst du in die gleichnamige Aufgabenliste.

Durch dieses Vorgehen hast du deine To-do-Liste für den heutigen Tag erstellt, kannst jede erledigte Aufgabe als abgeschlossen markieren und erhältst ein positives Gefühl, dabei zuzusehen, wie deine Aufgabenliste immer weiter schrumpft.

[Tweet „Erledige Deine Arbeit, bevor sie Dich erledigt!“]

Mit Aufgaben und Aufgabenlisten kannst du dir in wenigen Schritten deinen Tagesplan organisieren und dir leicht To-do-Listen für den aktuellen Arbeitstag generieren. Allerdings erfordert auch diese Arbeitsweise Selbstdisziplin und kann Frust bergen. Zum Beispiel, wenn die Aufgabenliste „Heute“ am Ende des Tages noch Aufgaben enthält, die man heute gerne noch abgearbeitet hätte, aber nicht geschafft hat. Insgesamt erleichtert das Arbeiten mit Aufgabenlisten den Tagesablauf allgemein und hilft dir dabei, eine Übersicht zu behalten, welche Aufgaben für den Tag noch anstehen. Vor allem aber sind deine Aufgaben von dir selbst verwaltet und du hast stets Einfluss darauf, wann du welche Aufgabe am sinnvollsten erledigst.