Der Posteingang Deines E-Mail Kontos ist weniger mit deinem Briefkasten, als vielmehr mitdem Korb für die Eingangspost in Deinem Büro vergleichbar. Am Ende des Tages, wenn du Feierabend machst, ist der Eingangskorb am besten leer.
Dieser Umgang mit dem Posteingang wird bei E-Mails als das „Inbox Zero“-Prinzip bezeichnet. Doch was hat das „Inbox Zero“-Prinzip für Vorteile in deinem Arbeitsablauf und wie setzt du es am besten um?
Das verrate ich dir in diesem Blog-Beitrag.
Die Plage mit dem vollen Posteingang
Kennst du das? Dein Posteingang quillt über, du suchst eine spezielle E-Mail, weil du dich gerade dran erinnert hast, dass du diese noch erledigen musst und liest deswegen immer wieder kurz in verschiedene E-Mails rein? Ein solches Vorgehen frisst unsere wertvolle Arbeitszeit, in der wir auch wichtigere Sachen tun könnten, als eine E-Mail herauszusuchen.
Gerade wenn es um Zeitoptimierung geht, greift das „Inbox Zero“-Prinzip. Im Kern geht es darum, eine neue E-Mail zu lesen, zu beurteilen, etwas zu unternehmen und dann weiterzumachen.
Dies passiert in der Regel in mehreren Schritten, denen ein wichtiger Punkt jedoch voran geht:
„Les deine E-Mails nur, wenn du auch wirklich Zeit dazu hast.“
Nachdem Du eine E-Mail gelesen hast, bearbeite diese einfach entsprechend folgender vier Regeln:
- Beurteilen:
Um was für eine Art von E-Mail handelt es sich, die ich erhalten habe? Ist es nur eine Notiz? Ist eine Aufgabe oder ein Termin enthalten? - Handeln:
Verlangt die E-Mail, das du lediglich eine kurze Antwort geben oder ein kurzes Telefonat führen musst, dann erledige es sofort und archiviere die E-Mail danach entsprechend. Ein guter Richtwert ist dabei die Frage „Kann ich diese Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen?“ Ist diese mit „Ja“ zu beantworten, dann erledige die Aufgabe sofort. Wenn nicht, machst du mit dem nächsten Schritt weiter. - Organisieren:
Kannst du den Inhalt der E-Mail nicht sofort erledigen oder würde dies länger als zwei Minuten dauern, dann fängst du an zu organisieren und zu planen. Erfordert die E-Mail eine Handlung in der Zukunft? Dann erstelle dir eine Aufgabe. Handelt es sich einen Termin? Dann wird die E-Mail zu einem Kalendereintrag. Viele E-Mail Clients ermöglichen es dir direkt per Mausklick eine E-Mail in eine Aufgabe oder einen Kalendereintrag umzuwandeln. Mache davon Gebrauch und schiebe anschließend die betreffende E-Mail aus deinem Posteingang. - Archivieren:
Wenn du bei einer E-Mail nichts unternehmen musst und dir lediglich als Information dient archiviere Sie. Wir raten Dir übrigens von komplizierten Ordnerstrukturen ab. Nutze lieber einen Archivordner und dann die Suche.
Fazit
Mit dem „Inbox Zero“-Prinzip kannst du deinen Arbeitsablauf optimieren. Aber wie für alle Arbeitsabläufe gilt, dass dir diese Vorgehensweise liegt. Letztlich ist „Inbox Zero“ dazu geeignet deinen Tagesablauf für dich zu regulieren, allerdings nur wenn du auch die Disziplin besitzt das ständige Leeren deines Posteingangs auch durchzuhalten.
Übrigens: der Webmailer unserer Zimbra-Server oder unserer hosted Exchange Konten hilft Du dabei Deine E-Mails zu Organisieren. Mit einem klick der rechten Maustaste kannst Du Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln.