Wir schreiben hier jetzt bereits eine ganze Weile über E-Mail und Groupware. In diesem Beitrag möchte ich einmal zusammenfassen, was ein guter E-Mailservice alles leisten sollte. In meinen Augen sind da viele Punkte wichtig, die Entscheidung, wie wichtig jeder Punkt für Dich ist, musst Du natürlich selber treffen.
[Tweet „Bist Du lieber Kunde oder Produkt bei Deinem E-Mailanbieter?“]
Diese Frage solltest Du Dir zuerst stellen, denn sie sortiert eine ganze Menge potentielle Anbieter für Dich aus. Stört es Dich nicht, das Produkt zu sein, kannst Du bequem unter den vielen Freemail-Anbietern den raussuchen, der Dir am besten erscheint. Es darf Dich nur nur nicht stören, dass Deine E-Mails analysiert und die Daten daraus verkauft oder anderweitig genutzt werden – das ist halt der Deal. Vorsicht bei der Annahme, dass Deine E-Mails bei kostenpflichtigen Angeboten nicht gelesen werden, hier lohnt es sich immer, das Kleingedruckte zu lesen.
Sei lieber der Kunde und such Dir einen Anbieter, der Dir seinen Service verkauft und nicht Deine Daten nutzt. Das ist in meinen Augen die einzig faire Basis zwischen Kunden und Anbieter.
[Tweet „Verpflichtung auf den deutschen Datenschutz sollte für E-Mailanbieter selbstverständlich sein!“]
Damit sind wir direkt bei einem meiner Lieblingsthemen. Dein Anbieter sollte sich auf den deutschen Datenschutz verpflichten. Da gibt es eigentlich nichts weiter zu zu sagen.
[Tweet „Mailserverstandort Deutschland – ohne Ausnahmen“]
Alle Mailserver sollten in Deutschland stehen, ohne Ausnahme. Das gleiche gilt natürlich auch für Mailrelayserver, Backupserver und die Server von eventuellen Partnerangeboten. Frag ruhig genauer nach und fordere Transparenz ein.
[Tweet „E-Mailverschlüsselung ist heute Pflicht und keine Kür!“]
Dein Anbieter sollte es Dir anbieten, die Transportwege Deiner E-Mail zu verschlüsseln – das ist das Mindeste. Darüber hinaus sollte er Dich aber auch beim Verschlüsseln Deiner E-Mails via PGP oder S/MIME unterstützen und eine TLS-Verschlüsselung erzwingen können.
Für Firmen empfiehlt sich für die S/MIME- oder PGP-Verschlüsselung eine Cloudsecurity-Lösung. Bei solchen Mechanismen kümmert sich Dein Anbieter um das Ver- und Entschlüsseln Deiner E-Mails. Anders können Unternehmen kaum die Pflicht zur E-Mailarchivierung erfüllen oder Zugriff auf die Geschäftskorrespondenz ausgeschiedener Mitarbeiter erhalten.
Empfehlung: Der Cloudsecurity-Anbieter HORNETSECURITY ➲ realisiert genau das, unabhängig von Deinem E-Mailanbieter. Solange Du Einfluss auf die MX-Records hat, kannst Du den Service nutzen.
[Tweet „Es gibt bessere Wege, große Dateien zu teilen, als die E-Mail … echt!“]
Als die E-Mail vor gut dreißig Jahren erfunden wurde, hat bestimmt niemand daran gedacht, darüber MP3s zu teilen oder 100-seitige Powerpoint-Präsentationen. Dafür gibt es auch echt bessere Wege, das haben auch viele E-Mailanbieter erkannt. Dafür bieten sie Cloudspeicher an, den man in der Regel mit Dritten teilen kann. In Sachen Serverstandort und Datenschutz gilt für Cloudspeicher natürlich das gleiche wie für die Mailserver.
Empfehlung: Mit HORNETDRIVE➲ oder TeamDrive➲ gibt es deutsche Lösungen, die Deine Daten erst verschlüsseln und dann übertragen. TeamDrive funktioniert dabei sogar mit dem eigenen WebDav-Speicher.
[Tweet „Durch Groupware-Features wird aus Deinem Webmailer Dein Cloud Office.“]
Viele professionelle Anbieter ergänzen ihr E-Mail-Angebot um Kontakte, Kalender, Aufgaben und Dateien. Gibt es dafür noch ein vernünftiges Webinterface, hast Du im Grunde überall da Deine Daten zum Arbeiten, wo Du Internet hast. Im besten Fall bietet dir Dein Anbieter auch noch die Möglichkeit zum Teamwork an, zum Beispiel, indem Du Dateien oder Aufgabenlisten an Kollegen freigeben kannst.
Anhand dieser Punkte kannst Du jetzt losgehen und Dir Deinen E-Mailanbieter suchen. Tipps und Ergänzungen kannst Du gerne in den Kommentaren hinterlassen.