Nachdem wir uns im ersten Teil dieser Artikelserie damit beschäftigt haben, welcher Internetzugang für Ihre Firma der Richtige ist, beleuchten wir heute die verschiedenen E-Mail-Lösungen für Firmen.
Die Wahl der richtigen Adresse
Ganz am Anfang steht die Wahl der Domain für Ihre Firma. Am besten sollten Sie sich schon vor der Firmengründung schlau machen, ob Ihr Firmenname als Domain verfügbar ist. Die passende Domain benötigen Sie sowohl für Ihre Webseite (einer der nächsten Artikel) als auch für Ihre E-Mailadresse.
Als Firma sollten Sie auf gar keinen Fall mit E-Mailadressen wie firma@provider.de arbeiten. Kennen Ihre Kunden einmal diese Adresse sind Sie auf ewig an diesen Provider gebunden, denn weder bei T-Online, noch bei web.de oder bei uns können Sie die Adresse mit dem Domainnamen des Providers behalten wenn Sie dort kündigen.
Selber machen oder machen lassen?
Grundsätzlich ist es gar nicht so unüblich, das eine Firma Ihren eigenen Mailserver im Haus betreibt. Gerade Exchange-Server werden gerne intern betrieben. Sollten Sie auch Ihren Server intern betreiben wollen, achten Sie bitte darauf, dass folgende Bedingungen erfüllt werden.
1. Sie verfügen über eine ausreichende Verbindung ins Internet und statische IP-Adressen
2. Relevante Updates für den Server können immer kurzfristig eingespielt werden (auch wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist)
3. Ein Backup der Konfigurationen ist immer vorhanden (natürlich nicht auf der gleichen Maschine)
4. Sie haben ein externes Mailrelay, welches E-Mails auch dann annimmt, wenn Ihr Server gerade offline ist
5. Sie haben eine stets aktuelle Antispam- und Antivirenlösung
6. Sie haben die Möglichkeit, E-Mails GdpU-konform zu archivieren
Grundsätzlich können Sie auch alle fünf Punkte von Dienstleistern erledigen lassen. Wir betreuen auch einige externe Mailserver, es stellt sich nur die Frage, ob Sie dann nicht lieber auf eine gehostete Lösung zurückgreifen sollten.
Gehostete Maillösungen
Wenn man die Bedingungen für einen eigenen Mailserver nicht erfüllen möchte, kann man auf eins der vielen gehosteten E-Mail-Angebote zurückgreifen. Allerdings gibt es noch mehr Angebote für E-Mailkonten als für Internetzugänge. Da ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Also sollte man als erstes schauen, welche Leistungen ein vernünftiger E-Mailprovider bringen sollte.
1. Unterstützung von IMAP
IMAP ist ein Protokoll für das Empfangen von E-Mails. Unterstützt Ihr Provider das IMAP-Protokoll, können Sie E-Mails mit dem Client Ihrer Wahl abrufen. Egal ob Outlook, Thunderbird oder Apples iMail, IMAP unterstützt eigentlich alle Clients. Außerdem bietet IMAP den schönen Vorteil, dass Sie überall die gleichen Mails zur Verfügung haben, dass nämlich alle empfangenen und gesendeten Mails auf dem Server verbleiben.
2. Ausreichend große Postfächer
Da alle Mails (bis sie endgültig gelöscht oder lokal gespeichert sind) auf dem Server verbleiben, muss das Postfach ausreichend groß sein. Ich empfehle eine Postfachgröße von mindestens 500 MB. Außerdem sollte das Postfach jederzeit erweiterbar sein.
3. Spamschutz
Spam sollte vom Mailserver gar nicht erst angenommen werden. Dieser füllt nur das Postfach unnötig auf. Daher sollte der Server selbst schon gängige Antispam-Methoden unterstützen. Außerdem ist es wünschenswert, aber nicht unbedingt erforderlich, dass der Provider auch noch höherwertigen Spamschutz anbietet, zum Beispiel durch externe Anbieter.
4. Schutz vor E-Mail-Viren
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man sich vor E-Mail-Viren schützen kann. Zum einen über Antivirensoftware auf dem PC, oder indem der Provider die E-Mails auf Viren prüft – optimal ist beides. Eleganter ist es auf jeden Fall, wenn Viren gar nicht erst auf die Firmenrechner gelangen. Erkundigen Sie sich daher danach, ob Ihr Provider eine Lösung gegen E-Mail-Viren im Angebot hat.
5. E-Mailarchivierung
Laut GdpU ist man verpflichtet, geschäftliche E-Mails über einen längeren Zeitraum revisions- und verfälschungssicher zu archivieren. In den meisten Fällen kann man diesem Anspruch im Büro nur schwer gerecht werden. Suchen Sie daher nach einem Anbieter, der GdpU-konforme E-Mail-Archivierung anbietet.
6. Webmail Oberfläche
Selbst wenn man im Büro am liebsten mit Mailclients arbeitet, sollte der Provider dennoch einen vollwertigen Online-Mailclient anbieten. Dieser ermöglicht es Ihnen, auch von fremden Rechnern auf Ihre E-Mais zuzugreifen.
7. Exchange & Groupwarefunktionen
Mail ist schön und gut, doch eine moderne Maillösung kann meist noch mehr. Im Umfang einer Mailsoftware ist meistens noch ein Adressbuch und ein Kalender enthalten. Handelt es sich um eine Groupware oder Collaborations-Lösung, können Sie diese auch noch für Mitarbeiter freigeben. Solche Funktionen können den Arbeitsalltag sehr erleichtern.
8. Mobile Sync
Immer mehr Menschen sind heute mit Smartphones unterwegs. Daher sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Mailkonten, Ihren Kalender und Ihr Adressbuch zu synchronisieren. Das Ganze sollte am besten automatisch über das Internet passieren, ohne dass Sie Ihr Handy an den PC anschließen müssen.
Natürlich setzt ein jeder seine Prioritäten anders. Trotzdem sollte man darauf achten, dass ein Provider diese Punkte anbietet. Sie sind zumindest ein Indiz dafür, dass er sich bemüht, umfassende Leistungen rund um das sensible Thema E-Mail anzubieten.
E-Mail als Teil eines Hostingpakets
Sucht man nach einem Anbieter für die eigene Homepage, sieht man schnell, dass fast alle Hostingangebote auch E-Mailkonten enthalten. Da liegt es nahe, ein solches Angebot zu nutzen, um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Als Firma sollte man damit aber vorsichtig sein. Für den privaten Gebrauch oder für Vereine sind solche Lösungen bestimmt ausreichend, für Firmen fehlen aber oft wichtige der oben genannten Features. Da die E-Mail in den meisten Fällen die geschäftskritischere Anwendung als die Webseite ist, sollte man daran auch die höheren Anforderungen stellen.