Heute heißt es: Back to the roots! Nachdem schon so viele Details und spezielle Themen zum Umgang mit Zimbra – hosted by HKN besprochen wurden, geht es heute wieder einen Schritt zurück, in allgemeinere Regionen. Damit gemeint ist eine Beschreibung des Zimbra Webclient, der die Grundlage für alle Ergänzungen durch Zimlets oder die mobile Verwendung bildet. Allerdings wurde der Webclient bisher nicht in gerechter Art und Weise vorgestellt. Das soll an dieser Stelle endlich nachgeholt werden.Der Zimbra Webclient ist die Kommandozentrale Ihrer gesamten Büroorganisation – und damit meinen wir tatsächlich die gesamte Verwaltung. Sie benötigen nichts weiter als einen Browser, eine Internetverbindung und einen Account, mit dem Sie sich beim Webclient anmelden können, um Zugriff auf die Anwendungen zu haben. Sie müssen kein einziges weiteres Programm starten, um den Webclient nutzen zu können. Nach der Anmeldung haben Sie standardmäßig Zugriff auf die Reiter „Mails“, „Adressbuch“, „Kalender“, „Aufgaben“, „Dateien“ und „Einstellungen“. Je nach Bedarf können Sie weitere Reiter hinzufügen, wenn Sie z.B. Zimlets installieren und Ihren Webclient zugleich auch als Kommunikationszentrale nutzen und Social Media verwalten wollen, ohne den Webclient auch nur ein einziges Mal verlassen zu müssen.
Unter „Mails“ können Sie alle E-Mails Ihrer genutzten Accounts auf einmal verwalten. Nutzen Sie bisher ein E-Mail-Programm wie z.B. Outlook oder Thunderbird, werden Sie sich im Webclient schnell zurechtfinden. Die grundlegende Bedienung funktioniert genauso, wie in den genannten Programmen auch.
Das „Adressbuch“ ist genau das, was der Name verspricht: Eine Art digitaler Taschenkalender, in dem Sie Angaben zu z.B. Kunden hinterlegen können, darunter die Anschrift, Mailadresse, Name, Telefonnummern, aber auch Notizen, wenn z.B. die Anschrift in einem Eintrag verändert werden muss.
Zur Terminverwaltung steht Ihnen der „Kalender“ zur Verfügung. Im Kalender können Sie selbst Einträge tätigen und sich auf Wunsch zu einem bestimmten Zeitpunkt an diesen Termin erinnern lassen. Feste Termine, die immer am selben Tag stattfinden, müssen Sie nur ein einziges Mal eintragen und diesen einfach zu angegebener Zeit wiederholen lassen. Zudem können Sie auch Orte und weitere Angaben zum Termin hinzufügen, um diesen weiter zu spezifizieren. Dazu gehören ebenso die schon beim Adressbuch erwähnten Notizen, die Sie dazu nutzen können, den Inhalt einer Mail oder weitere Erinnerungen an den Termin zu koppeln.
Die „Aufgaben“ dienen wiederum zu Erstellung einer digitalen To-do-Liste. Sie können dazu verschiedene Ordner anlegen und die Aufgaben mit einem Status versehen, der anzeigt, wie fortgeschritten die Arbeit an der jeweiligen Aufgabe ist. Auch bei den Aufgaben kommt wieder das Notizfeld zum Einsatz. Weiterhin können Sie Mails und Termine sowie Dateien und das Adressbuch mit den Aufgaben verknüpfen. Zudem können Sie sich an wichtige Aufgaben erinnern lassen.
Unter „Dateien“ können Sie wichtige Dokumente ablegen, z.B. Präsentationen. Danach genügt ein Klick, und die Datei wird wie bei einer E-Mail sofort angezeigt, ohne das ein weiteres Programm geöffnet werden muss – außer, sie wollen Änderungen daran vornehmen. Dadurch dient der Webclient zugleich als eine Art erweiterte Festplatte bzw. als Dateiverwaltung.
Der ganz besondere Clou liegt aber in der Verwendung von Zimbra – hosted by HKN als Groupwarelösung. Das bedeutet, dass Sie all das, was wir vorher beschrieben haben – Mails, Termine etc. – mit ausgewählten Teilnehmern teilen können. Wenn z.B. ein wichtiger Termin Ihrer Firma mehrere Mitarbeiter betrifft, muss nicht jeder dieser Mitarbeiter diesen Termin in seinem Kalender eintragen. Lediglich einer der betroffenen Personen erstellt z.B. einen Kalender für alle Mitarbeiter, trägt dort den entsprechenden Termin ein, trägt die teilnehmenden Mitarbeiter ein und teilt den Kalender letztlich mit allen. Dadurch sehen auch alle anderen den Kalendereintrag und werden auf Wunsch daran erinnert.
Selbiges funktioniert ebenso mit E-Mails, Adressbüchern und den Aufgaben. In diesem Zusammenhang sind die bereits erwähnten Notizen sehr hilfreich. Sie teilen z.B. Aufgaben mit dem Team, welches die Aufgaben zu bearbeiten hat, und verknpfen diese gleichzeitig mit Terminen und dazugehörigen wichtigen E-Mails. Wichtige Fortschritte werden dann in den Notizen festgehalten.
Beim Teilen können Sie ganz genau bestimmen, wer welche Daten sehen kann. Änderungen können andere nur dann vornehmen, wenn Sie es erlauben.
Seine Effektivität bezieht der Webclient weiterhin dadurch, dass er auch mobil ohne Weiteres genutzt werden kann. Dadurch, dass Sie nur einen Browser und eine Internetverbindung benötigen, können Sie auch mit mobilen Geräten wie Smartphone, iPhone oder Tablet-PC auf den Webclient zugreifen. Auf diese Weise stehen Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie dort hinterlegt haben. Wichtige Adressen, Termine oder auch Dateien haben Sie somit immer sofort parat und müssen nicht erst im Büro anrufen oder die Sorge habe, wichtige Dokumente nicht ausgedruckt zu haben.
Sollte einmal keine Internetverbindung zur Verfügung stehen, können Sie dennoch stationär und offline mit Ihrem Account arbeiten. Dazu bietet sich der Zimra Desktop an, den wir an anderer Stelle vorstellen. Damit Sie später nicht alle veränderten Dateien, Termine etc. manuell in den Webclient integrieren müssen, sollten Sie in solchen Fällen die Möglichkeit der Synchronisierung mit Hilfe von GoodSync vornehmen. Dadurch stellen Sie sicher, überall auf den aktuellen Status Ihres Accounts zugreifen zu können.
Sie sehen also, dass der Zimbra Webclient alle wichtigen Funktionen für die Büroorganisation unter einer Oberfläche vernbindet und Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen durch die Möglichkeit des Teilens deutlich vereinfacht und dadurch beschleunigt. Hinzu kommt die stetige Möglichkeit, den Webclient an die eigenen Bedürfnisse durch Zimlets (Erweiterungen) anzupassen, damit Sie für sich selbst all die Funktionen vorliegen haben, die Sie bei der täglichen Arbeit benötigen. Kurz: Der Webclient gehört in jedes moderne Büro!
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