Dein Büro gehört in die Cloud. Teil 2: Cloud-Kalender

Weiter geht es mit unserer Reihe darüber, warum Dein Büro in die Cloud gehört. Dafür widme ich mich heute ausführlich dem wichtigsten Organisationstool der meisten Firmen: dem Kalender. Immer wieder merke ich in Anfragen und Gesprächen, dass viele Firmen damit kämpfen, wie sie ihre Termine organisieren sollen. Urlaub, Außer-Haus-Termine, Besprechungen - all das muss einfach organisiert und für alle, die es etwas angeht, sichtbar sein.

Daher schreibe ich in diesem Artikel darüber, wie man seine Kalender organisieren kann und wie man diese freigibt und mit nahezu jedem Endgerät darauf zugreifen kann. Erprobt habe ich alles mit den Kalenderlösungen von Zimbra und Nextcloud. Zum einen, da es sich um Open-Source-Programme handelt, und zum anderen natürlich, weil wir beide Lösungen für unsere Kunden anbieten. Zimbra ist die Mail-Exchange-Basis für unser Business-Mail-Angebot. Im Grundsatz funktioniert es so aber auch mit jedem anderen Kalender, egal ob von Google, Microsoft oder Apple. 

Kalenderorganisation leicht gemacht

In unserer Firma versuchen wir, es einfach zu halten. Jeder Mitarbeiter hat einen Kalender, den er lesend mit allen Kollegen geteilt hat, und es gibt einen Gruppenkalender, in dem nur eine Handvoll Mitarbeiter schreiben dürfen. Immer sichtbar habe ich nur meinen Kalender und den Gruppenkalender.

Der Gruppenkalender

In den Gruppenkalender schreiben wir nur wenige Termine, nämlich die, welche alle Mitarbeiter etwas angehen. Das sind bei uns Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern (Urlaub oder Ähnliches) und Termine, an denen alle teilnehmen. So hat jeder Mitarbeiter immer im Blick, wer anwesend ist und wer gerade nicht da ist. Dadurch, dass hier nicht alle Termine stehen, verliert auch niemand die Übersicht.

Mitarbeiterkalender

In diesen Kalender trage ich alle meine beruflichen Termine ein. Dadurch, dass ich den Kalender mit allen geteilt habe, kann jeder Kollege einsehen, ob ich zu bestimmten Terminen verfügbar bin, auch ohne dass er meinen Kalender immer anzeigt. An Termine in diesem Kalender kann ich mich auch erinnern lassen, ohne dass die Erinnerung an alle Mitarbeiter geht. Ein Riesenvorteil gegenüber einer "Ein Kalender für alle"-Lösung. Außerdem kann ich Termine als privat markieren. Dann sehe nur ich den Termin, Kollegen, mit denen ich den Kalender geteilt habe, sehen nur, dass ich einen Termin habe, aber nicht, was für ein Termin das ist. Die Kollegen müssen ja nicht alles wissen. 😉

Merken

Richtig praktisch wird ein Kalender erst, wenn Du von überall darauf zugreifen kannst. Sowohl von zu Hause als auch von unterwegs über das Mobiltelefon oder Pad. Viele nutzen außerdem gerne die Kalender des Betriebssystems. Ich zum Beispiel mag den Windows-10-Kalender.

Sowohl mit Zimbra als auch mit Nextcloud hast Du die Möglichkeit, Deine Kalender mit so gut wie jeder Kalender-App zu synchronisieren. Nextcloud unterstützt dafür die Protokolle iCal/CalDAV und Zimbra zusätzlich ActiveSync. Beide Lösungen erreichen das Gleiche. ActiveSync wurde für Mail-Exchange-Server entwickelt und synchronisiert daher neben Terminen auch Adressbücher, Aufgabenlisten und Mails. Ich habe das Synchronisieren von Terminen bisher mit folgenden Kalendern getestet:

• Dem Android-Kalender,
• dem iPhone-/iPad-Kalender,
• dem Windows-10-Kalender,
• dem Mac-Kalender.

Im Folgenden erkläre ich, wie Du Zimbra-Kalender mit Deinen Mobilgeräten synchronisieren kannst und wie Du Nextcloud mit iOS-Geräten synchronisierst. 

Merken

Wir arbeiten so bereits seit vielen Jahren, und es hat sich ganz gut eingespielt. Der Teufel steckt wie immer im Detail. Je mehr Geräte auf Deine Kalender zugreifen können, desto mehr potentielle Fehlerquellen gibt es.  Was immer wieder passiert, ist, dass jemand Termine im falschen Kalender einträgt und sich dann wundert, dass sie nicht synchronisiert werden. 😉 Meist finden wir die Termine dann auf dem Handy im privaten Kalender. Manchmal spielt einem auch das Synchronisationsintervall einen Streich. Wenn ein Mitarbeiter, um Akku zu schonen, seinen Handy-Kalender nur alle zwei Stunden kontrolliert und ein andere Kollege das auch macht, kann es schon mal bis zu 8 Stunden dauern, bevor ein Termin überall ist.

Alles in allem sind die Teamkalender aber nicht mehr aus unserem Firmenalltag wegzudenken. Ich bin da sogar noch einen Schritt weiter gegangen und habe das in der Familie genauso organisiert. Allerdings vermisst meine Frau immer noch ihren Kalender an der Küchenwand.