In einem vorhergegangenen Blog-Artikel habe ich dir bereits Informationen zum Arbeiten mit Gruppenkalendern an die Hand gegeben. Jetzt folgt ein praktisches Beispiel, wie ein Gruppenkalender zum Beispiel im HKN Cloud Office oder in Zimbra in Form eines Urlaubskalenders genutzt werden kann. Passend, wo doch am Montag die Sommerferien in NRW starten.
Hauptaufgabe eines Urlaubskalenders ist es, alle Mitarbeiter im Unternehmen (oder in der Abteilung/im Team, je nach Größe des Unternehmens) darüber zu informieren, wann welcher Kollege sich im Urlaub befindet und entsprechend im Betrieb nicht zur Verfügung steht. Als konkretes Beispiel nutze ich hier unseren eigenen Urlaubskalender, den wir in der HKN führen.
Zunächst ist unser Urlaubskalender natürlich mit allen Mitarbeitern geteilt und freigegeben, damit jeder eine Übersicht darüber hat, wer für den aktuellen Tag im Haus ist. Allerdings besitzen die Mitarbeiter lediglich das Recht, die Termine zu lesen. Das Recht, neue Termine in den Kalender einzutragen und bestehende Termine zu verändern, hat die Geschäftsleitung. Denn diese ist bei uns für die Genehmigung des Urlaubs zuständig.
Darüber hinaus wird in unserem Urlaubskalender nicht nur der Urlaub aller Kollegen eingetragen, sondern auch Krankmeldungen, Freizeitausgleich und unser monatliches Meeting. Also kurzum alle Termine und Ereignisse, die für jeden der Mitarbeiter relevant sind. Auf diese Art und Weise stellen wir transparent dar, welcher Kollege im Urlaub oder krankgeschrieben ist.
Natürlich weist dieser Mechanismus auch Schwächen auf. Immerhin kommen Abwesenheiten im Büro nicht nur dadurch zustande, dass Kollegen im Urlaub oder krank sind. Viel öfter kommt es vor, dass jemand auf Außenterminen ist, eine Weiterbildung besucht, eine Schulung gibt oder gerade ein Projekt betreut. Aus diesem Grund haben unsere Kollegen ihre Arbeitskalender auch untereinander geteilt, wodurch sie entsprechend auch über weitere Termine der anderen informiert sind.
Fazit
Der Urlaubskalender ist eine effektive Art, einen Gruppenkalender in den Praxisbetrieb einer Firma zu integrieren. Über diesen werden schnell Informationen transportiert, die für viele Mitarbeiter relevant sind, und er bietet damit Transparenz. Allerdings ist es nur schwer möglich, in einem Urlaubskalender alle Abwesenheiten der Mitarbeiter festzuhalten.